LAW OF 24 JULY 2024 ON TRANSPARENT AND PREDICTABLE WORKING CONDITIONS
Directive n°2019/1152 voted by the European Parliament on 20 June 2019 (the “Directive”) is part of the European Parliament’s desire to require employers to fully inform all workers of their working conditions at the time of recruitment, or very shortly thereafter. The Directive was transposed into Luxembourg law by a law of 24 July 2024, which came into force on 4 August this year (the “Law”).
Although the Law is not revolutionary in terms of the amount of compulsory information to be provided (the Labour Code (the “Code”) already contains numerous provisions in this respect), it does introduce a number of new features, particularly with a view to protecting the rights of employees on fixed-term and/or part-time contracts, as well as new subtleties and, above all, fines for employers who fail to comply with their information obligations. We therefore consider it appropriate to advise you of the main provisions of the Law to enable you to assess the need to amend your current contractual documentation.
The Law covers all workers employed by Luxembourg employers. Thus, while it excludes the self-employed, its provisions apply to employees, apprentices, students and pupils (and even civil servants).
Notwithstanding the provisions of this Law, the principle of a contract (of employment, apprenticeship, student/pupil) drawn up in writing prior to or at the time of the employee’s commencement date will remain intact in Luxembourg law. However, the Law adds new procedures for unilateral information to be provided, whether at the start of the employment relationship or during it (for example, in the event of the employee’s departure abroad or in the event of a unilateral amendment to the employment contract).
While these extended information obligations mainly take the form of additional mandatory information that must be included in the contract between the employer and the employee, the Law provides that an employer acting in good faith may communicate certain information essential to the employment relationship to the employee in writing after the employee has commenced work. The Law provides the employer with two-time limits (i.e., seven days or one month from the employee’s request, depending on the nature of the request) to fulfil its obligations as regards the contractual documentation to be exchanged with the employee. The deadline will depend on the nature of the missing information (for example, seven days to confirm the place of work, and one month to confirm the amount of paid leave). The mere coexistence of the previous provisions of employment law and those of the Law introducing new procedures and subtleties is bound to generate litigation in the years to come, particularly because of the responsibility the Law places on employers.
The Law requires employers to include new information in their employees’ contracts (including the full amount of additional pay and benefits, how overtime is to be compensated, and the procedure for terminating the contractual relationship) and in the documentation to be sent to employees who leave to work abroad for more than four consecutive weeks.
With regard specifically to employees, two important contributions of the Law should be mentioned:
The law now regulates the duration of the probationary period in a fixed-term contract. New article L. 122-11 (1) paragraph 3 of the Code stipulates that the probationary period cannot be less than two weeks or exceed a quarter of the fixed term set out in the contract (or the minimum duration where applicable).
New article L. 121-4 (8) of the Code prohibits, in principle, exclusivity clauses preventing an employee or apprentice from having multiple jobs. However, the same article provides for exceptions where such multiple employment can be prohibited by the employer on objective grounds, whether this justification is provided ab initio or is the subject of a dispute. These grounds include, for example, the health and safety of the employee at work, the imperative need for confidentiality, or conflicts of interest.
The Law introduces two new rights for employees:
The employer’s breaches of the Law may be subject to both civil and criminal penalties. The Luxembourg legislator has provided for criminal fines of up to 10,000 euros if the employer is a legal entity, it being understood that these fines may be cumulative.
The Law also provides for sanctions against employers who, faced with requests for regularisation from workers, retaliate against them.
Conclusions
While new employment contracts must comply with the provisions of the Law, contracts signed before 4 August 2024 will not necessarily have to be updated, as the Law does not impose any obligation to sign an amendment unless the workers concerned request one. The Law will also require certain collective agreements to be brought into line.
Our team is at your disposal to answer any questions you may have about this Law, as well as to review and ensure compliance of your contractual documentation.
LOI DU 24 JUILLET 2024 SUR LES CONDITIONS DE TRAVAIL TRANSPARENTES ET PREVISIBLES
La Directive n°2019/1152 votée par le Parlement Européen le 20 juin 2019 (la « Directive ») s’inscrit dans la volonté du Parlement Européen d’imposer aux employeurs une parfaite information de chaque travailleur sur leurs conditions de travail au moment de leur embauche ou très rapidement à la suite de celle-ci. Cette Directive a été transposée en droit luxembourgeois par une loi du 24 juillet 2024 qui est entrée en vigueur le 4 août dernier (la « Loi »).
Si cette Loi n’est pas une révolution en ce qui concerne les mentions obligatoires, dont elle étend le nombre, (le Code du travail (« CT ») comportant déjà de nombreuses dispositions à cet égard) elle introduit néanmoins des nouveautés, notamment en vue de protéger les droits des salariés sous contrats à durée déterminée et/ou à temps partiel, de nouvelles subtilités et surtout des peines d’amendes en cas de manquements des employeurs à ces obligations d’information. Aussi, il nous semble opportun de vous informer sur les principaux points de la Loi afin de vous permettre d’évaluer la nécessité de modifier votre documentation contractuelle actuelle.
La Loi vise tous les travailleurs au service des employeurs luxembourgeois. Ainsi, si elle exclue les indépendants, ses dispositions s’appliquent aux salariés, apprentis, étudiants et élèves (et même aux fonctionnaires).
Nonobstant les dispositions de cette Loi, le principe d’un contrat (de travail, d’apprentissage, étudiant/élève) établi par écrit préalablement ou au moment de l’entrée en service du travailleur demeurera intact en droit luxembourgeois. Cependant, la Loi ajoute de nouvelles modalités d’information unilatérale que ce soit au début de la relation de travail ou au cours de celle-ci (i.e., en cas de départ à l’étranger du salarié ou en cas de modification unilatérale du contrat de travail).
Si ces obligations d’information étendues prennent principalement la forme de mentions obligatoires additionnelles devant figurer dans le contrat liant l’employeur et le travailleur, la Loi prévoit que l’employeur de bonne foi pourra communiquer par écrit au travailleur, postérieurement à l’entrée en service de celui-ci, certaines informations essentielles à la relation de travail. En effet, la Loi accorde deux délais à l’employeur (i.e., sept jours ou un mois à compter de la demande du travailleur) pour « compléter » la documentation contractuelle échangée avec le travailleur. Le délai à respecter dépendra de la nature des informations manquantes (e.g., sept jours pour le lieu de travail, one mois pour les congés). La simple coexistence des dispositions précédentes du droit du travail avec celles de la Loi et les nouvelles modalités et subtilités introduites ne manqueront pas de générer un contentieux dans les années à venir, notamment en raison de la responsabilité qu’il fait peser sur les employeurs.
La Loi impose aux employeurs l’insertion de nouvelles mentions dans les contrats de leurs travailleurs (e.g., intégralité des compléments de salaire et des avantages, exécution et modalités de compensation d’heures supplémentaires, procédure pour résilier la relation contractuelle) et dans la documentation à transmettre au travailleur qui partirait travailler à l’étranger pour une durée supérieure à quatre semaines consécutives.
Concernant spécifiquement la situation des salariés, deux apports importants de la Loi doivent être mentionnés :
La Loi règlemente désormais la durée de la période d’essai contenue dans un contrat à durée déterminée. En effet, le nouvel article L. 122-11 (1) alinéa 3 du CT prévoit que celle-ci ne pourra être inférieure à deux semaines ni supérieure à un quart de la durée fixée au contrat (ou de la durée minimale le cas échéant).
Le nouvel article L. 121-4 (8) du CT prévoit une prohibition de principe des clauses d’exclusivité interdisant au salarié ou à l’apprenti, un cumul d’emploi. Cependant, le même article prévoit des exceptions lorsque ce cumul doit être refusé pour des motifs objectifs que cette justification se fasse ab initio ou soit débattue lors d’un litige. Ces motifs pourront relevés, par exemple, de la santé/sécurité au travail du travailleurs ou d’impérieux besoins de confidentialité ou de conflits d’intérêts.
La Loi introduit deux nouveaux droits pour les salariés :
Les manquements de l’employeur pourront être sanctionnés sur un plan civil mais également sur un plan pénal. En effet, le législateur luxembourgeois a prévu des amendes pénales dont les montants pourront aller jusqu’à 10.000 euros lorsque l’employeur est une personne morale, étant entendu que ces amendes pourront se cumuler.
La Loi prévoit également des sanctions à l’encontre des employeurs qui, face à des demandes de régularisation de travailleurs qui exercerait des représailles à l’encontre de ces derniers.
Conclusions
Si les nouveaux contrats devront se conformer aux dispositions de la Loi, les contrats signés avant le 4 août 2024 ne devront pas nécessairement être mis à jour, la Loi ne prévoyant aucune obligation de signer un avenant sauf si les travailleurs concernés le demandent. Par ailleurs, la Loi impliquera également une mise en conformité de certaines conventions collectives.
Nos équipes se tiennent à votre disposition pour toute question concernant cette Loi ainsi que pour la revue et pour une mise en conformité de votre documentation contractuelle.
GESETZ VOM 24. JULI 2024 ÜBER TRANSPARENTE UND VORHERSEHBARE ARBEITSBEDINGUNGEN
Die vom Europäischen Parlament am 20. Juni 2019 verabschiedete Richtlinie Nr. 2019/1152 (die “Richtlinie”) entspricht dem Bestreben des Europäischen Parlaments, Arbeitgeber dazu zu verpflichten, jeden Arbeitnehmer zum Zeitpunkt seiner Einstellung oder sehr bald danach umfassend über seine Arbeitsbedingungen zu informieren. Die Richtlinie wurde durch das Gesetz vom 24. Juli 2024 in luxemburgisches Recht umgesetzt, das am 4. August 2024 in Kraft trat (das “Gesetz”).
Obwohl dieses Gesetz keine revolutionären Neuerungen bezüglich der obligatorischen Angaben darstellt, deren Anzahl erweitert wird (das Arbeitsgesetzbuch enthält bereits zahlreiche Bestimmungen in dieser Hinsicht), so führt es doch einige Neuerungen ein, insbesondere zum Schutz der Rechte von Arbeitnehmern mit befristeten und/oder Teilzeitverträgen, neue Feinheiten und vor allem Geldstrafen bei Verstößen der Arbeitgeber gegen diese Informationspflichten. Daher halten wir es für angebracht, Sie über die wesentlichen Punkte des Gesetzes zu informieren, damit Sie beurteilen können, ob eine Anpassung Ihrer aktuellen Vertragsunterlagen erforderlich ist.
Das Gesetz gilt für alle Arbeitnehmer, die bei luxemburgischen Arbeitgebern beschäftigt sind. Es schließt zwar Selbstständige aus, seine Bestimmungen gelten jedoch für Arbeitnehmer, Auszubildende, Studenten und Schüler (und sogar für Beamte).
Ungeachtet der Bestimmungen dieses Gesetzes bleibt das Prinzip eines schriftlichen Vertrags (Arbeits-, Lehr-, Studenten-/Schülervertrag) vor oder bei Arbeitsantritt des Arbeitnehmers im luxemburgischen Recht unberührt. Das Gesetz fügt jedoch neue Modalitäten für die einseitige Information zu Beginn oder während des Arbeitsverhältnisses hinzu (z. B. bei einem Auslandsaufenthalt des Arbeitnehmers oder bei einer einseitigen Änderung des Arbeitsvertrags).
Während diese erweiterten Informationspflichten hauptsächlich die Form zusätzlicher obligatorischer Angaben haben, die in den Vertrag zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer enthalten sein müssen, sieht das Gesetz vor, dass ein gutgläubiger Arbeitgeber dem Arbeitnehmer nach der Arbeitsaufnahme bestimmte Informationen, die für das Arbeitsverhältnis wesentlich sind, schriftlich mitteilen kann. Das Gesetz gewährt dem Arbeitgeber zwei Fristen (d. h. sieben Tage oder einen Monat ab dem Antrag des Arbeitnehmers), um die mit dem Arbeitnehmer ausgetauschten Vertragsunterlagen zu “vervollständigen”. Die einzuhaltende Frist hängt von der Art der fehlenden Informationen ab (z. B. sieben Tage für den Arbeitsort, ein Monat für den Urlaub). Die bloße Koexistenz der früheren Bestimmungen des Arbeitsrechts mit denen des Gesetzes sowie die neu eingeführten Modalitäten und Feinheiten werden in den kommenden Jahren sicherlich zu Rechtsstreitigkeiten führen, insbesondere aufgrund der Verantwortung, die den Arbeitgebern dadurch auferlegt wird.
Das Gesetz verpflichtet Arbeitgeber, neue Angaben in die Verträge ihrer Arbeitnehmer aufzunehmen (z. B. Vollständigkeit von Lohnzuschlägen und Vergünstigungen, Durchführung und Modalitäten des Ausgleichs von Überstunden, Verfahren zur Beendigung des Vertragsverhältnisses) sowie in die Unterlagen, die Arbeitnehmern, die für mehr als vier aufeinanderfolgende Wochen im Ausland arbeiten, ausgehändigt werden müssen.
In Bezug auf die Situation der Arbeitnehmer sind zwei wesentliche Neuerungen des Gesetzes zu erwähnen:
Das Gesetz regelt nun die Dauer der Probezeit in einem befristeten Arbeitsvertrag. Der neue Artikel L. 122-11 (1) Abs. 3 des Arbeitsgesetzbuches sieht vor, dass die Probezeit nicht kürzer als zwei Wochen und nicht mehr als ein Viertel der im Vertrag festgelegten Dauer (oder der Mindestdauer, falls zutreffend) betragen darf.
Der neue Artikel L. 121-4 (8) des Arbeitsgesetzbuches sieht ein grundsätzliches Verbot von Ausschließlichkeitsklauseln vor, die dem Arbeitnehmer oder Auszubildenden eine Mehrfachbeschäftigung untersagen. Der gleiche Artikel sieht jedoch Ausnahmen vor, wenn Mehrfachtätigkeit aus objektiven Gründen abgelehnt werden muss, unabhängig davon, ob diese Rechtfertigung ab initio erfolgt oder in einem Rechtsstreit erörtert wird. Diese Gründe können sich beispielsweise auf die Gesundheit und Sicherheit des Arbeitnehmers am Arbeitsplatz beziehen oder auf zwingende Vertraulichkeitserfordernisse oder Interessenkonflikte.
Das Gesetz führt zwei neue Rechte für Arbeitnehmer ein:
Verstöße des Arbeitgebers können nicht nur zivilrechtlich, sondern auch strafrechtlich geahndet werden. Der luxemburgische Gesetzgeber hat strafrechtliche Bußgelder vorgesehen, die bis zu 10.000 Euro betragen können, wenn der Arbeitgeber eine juristische Person ist, wobei diese Bußgelder kumuliert werden können.
Das Gesetz sieht auch Sanktionen gegen Arbeitgeber vor, die angesichts von Anträgen auf Legalisierung von Arbeitnehmern Vergeltungsmaßnahmen gegen diese ergreifen.
Schlussfolgerungen
Während neue Verträge den Bestimmungen des Gesetzes entsprechen müssen, müssen Verträge, die vor dem 4. August 2024 unterzeichnet wurden, nicht unbedingt aktualisiert werden, da das Gesetz keine Verpflichtung zur Unterzeichnung einer Zusatzvereinbarung vorsieht, es sei denn, die betroffenen Arbeitnehmer verlangen dies. Darüber hinaus wird das Gesetz auch eine Anpassung bestimmter Tarifverträge mit sich bringen.
Unsere Teams stehen Ihnen für alle Fragen zu diesem Gesetz sowie für die Überprüfung und Anpassung Ihrer Vertragsunterlagen zur Verfügung.