Das Aufzeichnen von Besprechungen ist inzwischen mit wenigen Klicks möglich. Nach dem Start der Aufnahme übernimmt ein mittlerweile durch künstliche Intelligenz unterstütztes Transkriptionstool die Erstellung eines nahezu sofort verfügbaren Protokolls.
Die Vorteile liegen auf der Hand: Die Beteiligten erhalten unkompliziert eine zuverlässige schriftliche Wiedergabe der Gespräche, Missverständnisse lassen sich vermeiden und getroffene Entscheidungen können leichter nachverfolgt werden. Was aus organisatorischer Sicht praktisch erscheint, wirft jedoch auch wichtige rechtliche Fragen auf.
In Luxemburg ist eine berufliche Besprechung kein öffentlicher Raum. Unabhängig davon, ob sie unter Kolleginnen und Kollegen, mit einem Kunden, einem Dienstleister oder den Mitgliedern eines Vereins stattfindet, handelt es sich grundsätzlich um einen privaten Austausch. Sobald die Besprechung aufgezeichnet wird, werden die Stimmen, die getätigten Äußerungen und gegebenenfalls auch die zum Ausdruck gebrachten Meinungen zu personenbezogenen Daten. Damit fällt die Verarbeitung in den Anwendungsbereich der DSGVO [1].
Die CNPD [2] hat dies in ihrem Themendossier über Tonaufzeichnungen von Besprechungen [3] ausdrücklich klargestellt: Eine solche Praxis ist nicht grundsätzlich verboten. Sie muss jedoch gerechtfertigt, klar geregelt und verhältnismäßig sein.
Vorherige Information der Teilnehmenden
Der erste Schritt sollte nicht technischer, sondern menschlicher Natur sein. Die Teilnehmenden müssen darüber informiert werden, dass die Besprechung aufgezeichnet wird, zu welchem Zweck dies geschieht, wie die Aufnahme verwendet wird und wie lange sie gespeichert bleibt.
Ein kurzer Hinweis zu Beginn der Besprechung reicht nicht immer aus, insbesondere wenn Aufzeichnungen regelmäßig erfolgen. Im beruflichen Kontext ist der Arbeitgeber zu besonderer Vorsicht verpflichtet. Die Beschäftigten müssen die Tragweite der Maßnahme und ihre konkreten Auswirkungen nachvollziehen können.
Die Aufzeichnung darf weder zu einem Klima permanenter Überwachung führen noch zweckentfremdet werden. Eine Audiodatei, die zur Erstellung eines Protokolls gespeichert wurde, sollte beispielsweise nicht zu einem späteren Zeitpunkt zur Bewertung der Leistung einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters verwendet werden.
Die Rechtsgrundlage für die Aufzeichnung
Die CNPD nennt zwei mögliche Rechtsgrundlagen [4].
Die erste Rechtsgrundlage ist die Einwilligung. Theoretisch erscheint die Lösung einfach: Alle Beteiligten erklären sich mit der Aufzeichnung einverstanden. In der Praxis gestaltet sich dies jedoch deutlich schwieriger. Im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses kann sich eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter kaum völlig frei fühlen, eine Einwilligung zu verweigern, insbesondere wenn die Aufzeichnung vom Arbeitgeber oder von einer vorgesetzten Person vorgeschlagen wird.
Als zweite mögliche Rechtsgrundlage kommt das berechtigte Interesse in Betracht. Dieses kann einschlägig sein, wenn die Aufzeichnung einem tatsächlichen Bedarf dient, etwa der Erstellung einer zuverlässigen Transkription einer komplexen oder besonders wichtigen Besprechung. Es muss jedoch nachgewiesen werden, dass die Aufzeichnung erforderlich ist und keine weniger intrusive Alternative zur Verfügung steht. Denkbar wären beispielsweise handschriftliche oder digitale Notizen, ein von den Teilnehmenden bestätigtes Protokoll oder eine Transkription, bei der die Audiodatei nicht dauerhaft gespeichert wird.
Die richtigen Maßnahmen
Bevor Sie eine Besprechung aufzeichnen, sollten Sie sich einige einfache Fragen stellen:
Warum muss diese Besprechung aufgezeichnet werden? Wer erhält Zugriff auf die Datei? Wie lange wird sie gespeichert? Wurden die Teilnehmenden ordnungsgemäß informiert? Ist die Aufzeichnung tatsächlich erforderlich oder lediglich bequem?
Wird die Aufzeichnung von Besprechungen zu einer regelmäßigen Praxis, sollte sie durch eine interne Richtlinie oder eine Charta geregelt werden. Bei Besprechungen mit externen Teilnehmenden sollte bereits in der schriftlichen Einladung auf die geplante Aufzeichnung hingewiesen werden. Ergänzend kann ein Link zu einem Datenschutzhinweis bereitgestellt werden. Auf diese Weise lassen sich klare Regeln festlegen und improvisierte Vorgehensweisen vermeiden, die häufig mit den größten Risiken verbunden sind.
Die Aufzeichnung von Besprechungen sollte daher nicht zu einem Automatismus werden. Die CNPD weist darauf hin, dass jede Situation anhand ihres jeweiligen konkreten Kontexts beurteilt werden muss [5].
Bei Fragen zur Rechtmäßigkeit der Aufzeichnung Ihrer Besprechungen oder zur Erstellung geeigneter interner Dokumente, wie etwa einer Richtlinie, einer Charta oder eines Datenschutzhinweises, steht Ihnen unser Team Media, Data & Technology gerne zur Verfügung, um Sie zu begleiten und individuell zu beraten.
[1] Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung).
[2] Nationale Kommission für den Datenschutz (Commission Nationale pour la Protection des Données).
[3] CNPD, Themendossier „Enregistrement sonore des réunions“ vom 1. April 2026.
[4] Ebenda.
[5] Ebenda.