LUXEMBOURG IMPLEMENTS EU MOBILITY DIRECTIVE: NEW LEGAL FRAMEWORK FOR CROSS-BORDER RESTRUCTURING (EN / DE)

The long-awaited implementation of EU Directive 2019/2121 regarding cross-border conversions, mergers and demergers into Luxembourg law has finally taken place. The law of 17 February 2025, amending both the law of 10 August 1915 on commercial companies and the law of 19 December 2002 on the Trade and Companies Register, the accounting and annual accounts of undertakings, was published in the Luxembourg Official Gazette (Mémorial) on 26 February 2025.

The new law became effective on 2 March 2025 and it applies to all EU-cross-border transactions whose terms are published as from 1 April 2025.

With this legislative update, Luxembourg can now fully participate in the harmonised legal framework for corporate mobility within the EU, catching up with other member states in implementing these rules. Migrations of companies, as well as cross-border mergers and demergers, now benefit from a more secure and predictable legal environment.

This new enhanced legal framework on corporate mobility applies only to cross-border corporate restructuring within the EU involving a Luxembourg SA, SCA or SARL, while the old Luxembourg legal framework continues to exist with some simplifications and express provisions for certain best practices relating to (i) EU restructuring of other legal forms of companies, (ii) international restructuring implicating a non-EU entity, and (iii) domestic mergers and demergers. Key changes introduced by the law include:

Rights of Minority Shareholders

Those who oppose a particular EU cross-border transaction are now entitled to exit the company in exchange for a monetary payout. Furthermore, shareholders who opt to stay in the company retain a legal right to dispute the share exchange ratio and can claim additional financial compensation.

Rights of Creditors

Creditors, whose claims exist prior to the publication of the draft terms and have not fallen due at that time, may ask the court for adequate securities if they deem their claims are at stake despite the securities offered in the draft terms. Such court action is open to them for 3 months following the publication of the draft terms, but it has no suspensive effect on the relevant transaction. The debtor company may dismiss court action by paying the creditor, even in the case of a term debt.

Shareholder Communication

The company’s management is required to prepare a detailed report for shareholders, which must outline key aspects of the transaction, including the share exchange ratio and any cash-out compensation, as well as the valuation methods used to determine them. The report must also clarify the broader impact of the transaction on shareholders. The shareholders may, however, unanimously waive this requirement, and this requirement does not exist for companies with a sole shareholder.

Employee Communication

The management must also provide employees with a report detailing the anticipated restructure. This report should explain how the transaction will affect employment relationships and what measures will be implemented to protect them, and whether there will be significant changes in employment conditions, workplace locations, or company operations. Additionally, the report should outline any potential consequences for the company’s subsidiaries. This report is, however, not required if neither the company nor its possible subsidiaries have no employees other than those forming part of a relevant management body.

Independent Expert Evaluation

An independent auditor (réviseur d’entreprises) must conduct an assessment to ensure the equitability of both the proposed exchange ratio and the cash compensation offered. However, the shareholders may unanimously waive this requirement, and this requirement does not exist for companies with a sole shareholder.

Anti-abuse Oversight

Notaries will have a crucial supervisory role in ensuring compliance with all legal requirements. Their role includes verifying that every procedural step has been properly executed by Luxembourg-based companies involved in such transactions, and in the case of a positive result, notaries are responsible for issuing a relevant certificate prior to completion of the transaction.

Migration under such regime

An EU migration is called an EU cross-border conversion and entails basically all of the above (except that there is of course no share exchange ratio), and it becomes also subject to a one month waiting period between the publication of the terms of the conversion into a foreign company type and the actual delocalisation.

Meanwhile, the framework for national transactions and for cross-border transactions outside the EU has been streamlined, rendering certain processes more efficient. Notable improvements include:

• A simplified procedure now applies to mergers involving sister companies.
• Companies with a single shareholder are no longer required to obtain an independent expert’s report for mergers and demergers.
• Reduced disclosure obligations in the draft transaction terms and the board’s explanatory report for non-EU cross-border mergers and demergers.

The above summarises the main innovations and does not list any exceptions or nuances. But it can be said that as a result of the new law, Luxembourg companies now have a robust legal infrastructure at their disposal that enables them to adapt dynamically to market conditions while ensuring compliance with EU-wide harmonisation efforts. This legislative evolution marks a significant step forward in facilitating seamless cross-border corporate transformations within the European single market.

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Umsetzung der EU-Mobilitätsrichtlinie in Luxemburg:
Neuer rechtlicher Rahmen für grenzüberschreitende Umstrukturierungen

Die lang erwartete Umsetzung der EU-Richtlinie 2019/2121 zur grenzüberschreitenden Umwandlung, Verschmelzung und Spaltung in das luxemburgische Recht hat endlich stattgefunden.

Das Gesetz vom 17. Februar 2025, das sowohl das Gesetz vom 10. August 1915 über Handelsgesellschaften als auch das Gesetz vom 19. Dezember 2002 über das Handels- und Unternehmensregister, die Buchführung und Jahresabschlüsse von Unternehmen ändert, wurde am 26. Februar 2025 im luxemburgischen Amtsblatt (Mémorial) veröffentlicht.

Das neue Gesetz trat am 2. März 2025 in Kraft und gilt für alle grenzüberschreitenden Transaktionen der EU, deren Plan ab dem 1. April 2025 veröffentlicht wird.

Mit dieser Gesetzesänderung kann Luxemburg nun vollständig am harmonisierten Rechtsrahmen für die Unternehmensmobilität innerhalb der EU teilnehmen und zieht im Hinblick auf die Umsetzung dieser Vorschriften mit anderen Mitgliedstaaten gleich. Die Unternehmensmigrationen sowie grenzüberschreitende Verschmelzungen und Spaltungen profitieren nun von einem sichereren und vorhersehbareren rechtlichen Umfeld.

Dieser neue, erweiterte rechtliche Rahmen zur Unternehmensmobilität gilt nur für grenzüberschreitende Unternehmensumstrukturierungen innerhalb der EU, die eine luxemburgische SA, SCA oder SARL betreffen, während der alte luxemburgische Rechtsrahmen, jedoch mit einigen Vereinfachungen und ausdrücklichen Bestimmungen zu bestimmten bewährten Verfahren (Best Practices) im Zusammenhang mit (i) EU-Umstrukturierungen anderer Gesellschaftsformen, (ii) internationalen Umstrukturierungen, die ein Nicht-EU-Unternehmen betreffen, sowie (iii) nationalen Verschmelzungen und Spaltungen, weiterhin fortbesteht. Wichtige Änderungen, die durch das Gesetz eingeführt wurden, umfassen:

Rechte der Minderheitsaktionäre

Aktionäre, die einer bestimmten grenzüberschreitenden EU-Transaktion widersprechen, haben nun das Recht, das Unternehmen gegen eine monetäre Auszahlung zu verlassen. Darüber hinaus behalten Aktionäre, die sich entscheiden im Unternehmen zu bleiben, das Recht, das Umtauschverhältnis der Aktien zu beanstanden und zusätzliche finanzielle Entschädigungen zu verlangen.

Rechte der Gläubiger

Gläubiger, deren Ansprüche vor der Veröffentlichung des anwendbaren Plans bestehen und zu diesem Zeitpunkt noch nicht fällig sind, können beim Gericht einen Antrag auf angemessene Sicherheiten stellen, wenn sie der Ansicht sind, dass ihre Ansprüche trotz der im Plan angebotenen Sicherheiten gefährdet sind. Eine solche gerichtliche Maßnahme ist für 3 Monate nach der Veröffentlichung des Plans möglich, hat jedoch keine aufschiebende Wirkung auf die betreffende Transaktion. Das Schuldnerunternehmen kann die gerichtliche Maßnahme durch Zahlung an den Gläubiger abwenden, auch im Falle einer befristeten Schuld.

Aktionärskommunikation

Die Geschäftsführung des Unternehmens ist verpflichtet, einen detaillierten Bericht für die Aktionäre zu erstellen, der die wichtigsten Aspekte der Transaktion, einschließlich des Umtauschverhältnisses der Aktien und etwaiger Barausgleichszahlungen, sowie die Bewertungsmethoden, die zur Bestimmung dieser Aspekte verwendet wurden, darlegt. Der Bericht muss auch die umfassenderen Auswirkungen der Transaktion auf die Aktionäre klären. Aktionäre können jedoch auf diese Anforderung einstimmig verzichten. Diese Anforderung entfällt für Unternehmen mit einem Alleinaktionär.

Mitarbeiterkommunikation

Die Geschäftsführung muss den Mitarbeitern ebenfalls einen Bericht zur geplanten Umstrukturierung vorlegen. Dieser Bericht soll erläutern, wie sich die Transaktion auf die Arbeitsverhältnisse auswirken wird, welche Maßnahmen zum Schutz der Mitarbeiter ergriffen werden und ob es wesentliche Änderungen in den Arbeitsbedingungen, den Arbeitsorten oder den Unternehmensabläufen geben wird. Zudem sollte der Bericht potenzielle Auswirkungen für die Tochtergesellschaften des Unternehmens darlegen. Dieser Bericht ist jedoch nicht erforderlich, wenn weder das Unternehmen noch seine eventuellen Tochtergesellschaften Mitarbeiter haben, die nicht Teil eines relevanten Verwaltungsorgans sind.

Unabhängige Expertenbewertung

Ein unabhängiger Wirtschaftsprüfer (Réviseur d’entreprises) muss eine Bewertung durchführen, um die Angemessenheit des vorgeschlagenen Umtauschverhältnisses und der angebotenen Barausgleichszahlung zu gewährleisten. Aktionäre können jedoch einstimmig auf diese Anforderung verzichten, und diese Anforderung entfällt für Unternehmen mit einem Alleinaktionär.

Missbrauchsbekämpfungsaufsicht

Notare werden eine entscheidende Aufsichtsrolle bei der Sicherstellung der Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen spielen. Ihre Aufgabe besteht darin, zu überprüfen, ob alle Verfahrensschritte ordnungsgemäß von den in solche Transaktionen involvierten luxemburgischen Unternehmen ausgeführt wurden. Bei positivem Überprüfungsergebnis sind Notare für die Ausstellung eines entsprechenden Zertifikats vor Abschluss der Transaktion verantwortlich.

Migration unter diesem Regime

Eine EU-Migration wird als grenzüberschreitende EU-Umwandlung bezeichnet und umfasst im Wesentlichen alle oben genannten Aspekte (außer dass es natürlich kein Umtauschverhältnis für Aktien gibt) und unterliegt auch einer einmonatigen Wartefrist zwischen der Veröffentlichung des Plans der Umwandlung in eine ausländische Gesellschaftsform und der tatsächlichen Verlagerung.

Daneben wurde der Rahmen für nationale Transaktionen und grenzüberschreitende Transaktionen außerhalb der EU optimiert, sodass bestimmte Prozesse effizienter gestaltet wurden. Bemerkenswerte Verbesserungen umfassen:

• Ein vereinfachtes Verfahren für Verschmelzungen von Schwestergesellschaften.
• Unternehmen mit einem Alleinaktionär müssen für Verschmelzungen und Spaltungen keinen unabhängigen Expertenbericht mehr einholen.
• Reduzierte Offenlegungspflichten im Plan für das jeweilige Umstrukturierungsvorhaben und dem Bericht des Vorstands für grenzüberschreitende Verschmelzungen und Spaltungen außerhalb der EU.

Obiges fasst die wichtigsten Neuerungen zusammen und listet jetzt keine Ausnahmen oder Nuancen auf. Es kann auf jeden Fall festgestellt werden, dass durch das neue Gesetz luxemburgische Unternehmen nun über eine robuste Rechtsgrundlage verfügen, die es ihnen ermöglicht, sich dynamisch an Marktbedingungen anzupassen und gleichzeitig von den EU-weiten Harmonisierungsvorgaben zu profitieren.

Diese gesetzgeberische Entwicklung stellt einen bedeutenden Schritt nach vorne dar, um nahtlose grenzüberschreitende Unternehmensumwandlungen im Binnenmarkt der Europäischen Union zu erleichtern.

INSURANCE – HEALTH DATAPROCESSING – A LEGAL FRAMEWORK AT LAST!

The new law of 6 February 2025 amending the law of 7 December 2015 on the insurance sector creates a legal basis for the processing of health data in insurance matters.

This legislative change puts an end to the legal uncertainty which insurance companies have faced since the General Data Protection Regulation (GDPR) came into force in May 2018.

 Flashback

Prior to the GDPR, the law of 2 August 2002 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data explicitly provided that insurance companies could process health data if they were subject to professional secrecy obligations.

At the time of the entry into force of the GDPR and the Luxembourg law of 1 August 2018 on the organisation of the National Commission for Data Protection and the implementation of the GDPR, the 2002 authorisation had not been taken up.

Since 2018, insurance companies have been placed in a delicate situation facing legal uncertainty in terms of processing their policyholders’ health data.

Under Article 9 of the GDPR [1], the processing of health data as sensitive data was prohibited, with certain exceptions [2].

Health data is defined very broadly as “ all data pertaining to the health status of a data subject which reveal information relating to the past, current or future physical or mental health status” [3].

Without a clear legal framework, insurance companies were finding it difficult to process the health data needed for underwriting and claims management. They had to navigate through various exceptions in the GDPR, which were not always clear or applicable.

Insurance companies often relied on their customers’ consent to process their health data [4], but this legal basis was far from adequate.

There are two major difficulties surrounding the use of consent:

• By basing the processing of personal data on consent, this implies that the policyholder has the option of withdrawing consent at any time [5]. The processing of health data is essential for the performance of a contract (life, health and accident insurance). If policyholders were to withdraw their consent during the term of their policy, the insurer would no longer have a legal basis for continuing to process their health data, which would jeopardise the proper management and compensation of the policy. This legal uncertainty is even more worrying given that the insurer must guarantee continuity of service and meet its contractual obligations in all circumstances.
• Under the GDPR, to be valid, the expression of consent must be genuinely free [6]. This implies that the data subject has a genuine choice to grant or refuse it, without pressure or imbalance of power. In practice, however, an insured person wishing to take out a life or health insurance policy, for example, can hardly avoid providing his/her health data, at the risk of being denied the policy. This relationship of dependence, where the policyholder needs cover, which can sometimes be compulsory or strongly recommended, and where the insurer has decision-making power, calls into question the real freedom of consent [7].

The absence of a national provision posed major problems of legal uncertainty, compliance with the GDPR, operational difficulties, and risks of non-compliance for insurance companies.

High-level summary of the new law

The new law aims to close this legal loophole, authorising insurers to process health data where it is essential for the conclusion or performance of an insurance contract. However, such processing remains subject to the provisions on professional secrecy set out in Article 300 of the amended law of 7 December 2015 on the insurance sector (LIS).

The new law introduces a new chapter to the LIS, explicitly legitimising the processing of health data by insurance companies, and giving the sector:

• an explicit and stable legal basis for data processing, specifically for pre-contractual measures and the performance of insurance contracts; and
• justification for the processing of health data for important public interest reasons inherent in insurance contracts, in which the health of the data subject is a determining factor [8].

In return, the law requires the implementation of the following strict data protection measures:

• Appointment of a Data Protection Officer (DPO);
• Carrying out Data Protection Impact Assessments (DPIA);
• Anonymisation or Pseudonymisation of Health Data;
• Encryption of data in transit;
• Restricting access to health data;
• Regular audits and adoption of sectoral codes of conduct.

This major change for the insurance sector will require businesses to update their data protection procedures and policies.

Our Insurance Department and the Media, Data, Technologies & IP Department are ready and available to analyse the practical impact of this law and to help you implement the necessary changes to ensure compliance.

[1] Article 9 of the GDPR.

[2] Article 9, paragraph 2 of the GDPR.

[3] Recital 35 GDPR; see also in this regard the CJEU judgment No C-21/23 of 4 October 2024 and the CJEU judgment No C-184/20 of 1 August 2022.

[4] Article 9(2)(a) of the GDPR.

[5] Article 7.3 of the GDPR.

[6] Article 4, point 11 of the GDPR.

[7] Article 29 Working Party – Guidelines on consent under Regulation 2016/679 p. 6.

[8] Article 181-3 of the amended law of 7 December 2015 on the insurance sector.

ASSURANCE – TRAITEMENT DES DONNEES DE SANTE – ENVIN UN CADRE LEGAL !

 La nouvelle loi du 6 février 2025 portant modification de la loi du 7 décembre 2015 sur le secteur des assurances crée une base légale pour les traitements des données de santé en matière d’assurance.

Cette modification législative met un terme à l’insécurité juridique dans laquelle se trouvaient les compagnies d’assurance depuis l’entrée en application du Règlement général sur la protection des données (RGPD) en mai 2018.

 Retour en arrière 

Avant le RGPD, la loi du 2 août 2002 relative à la protection des personnes à l’égard du traitement des données à caractère personnel prévoyait explicitement que les compagnies d’assurance pouvaient traiter des données de santé lorsqu’elles étaient soumises au secret professionnel.

Au moment de l’entrée en application du RGPD et de la loi luxembourgeoise du 1^er août 2018 portant organisation de la Commission nationale pour la protection des données et mise en œuvre du RGPD, l’autorisation de 2002 n’avait pas été reprise.

Depuis 2018, les sociétés d’assurance étaient dans une situation délicate d’insécurité juridique en traitant les données de santé de leurs assurés.

En effet, aux termes de l’article 9 du RGPD [1], le traitement des données de santé en tant que données sensibles était interdit, sauf exception [2].

Or, les données de santé sont définies de manière très large à savoir « l’ensemble des données se rapportant à l’état de santé d’une personne concernée qui révèlent des informations sur son état de santé physique ou mentale passé, présent ou futur » [3].

Sans cadre juridique clair, les compagnies d’assurance rencontraient des difficultés pour traiter les données de santé nécessaires à la souscription et à la gestion des sinistres. Elles devaient naviguer à travers diverses exceptions prévues par le RGPD, qui n’étaient pas toujours claires ou applicables.

Les compagnies d’assurance s’appuyaient souvent sur le consentement de leurs clients pour traiter leurs données de santé [4], cette base légale était loin d’être adéquate.

En effet, deux difficultés majeures entourent l’utilisation du consentement :

• En fondant un traitement de donnée personnelle sur le consentement, cela implique que l’assuré dispose de la faculté de retirer son consentement à tout moment [5]. Or, le traitement des données de santé est indispensable pour l’exécution d’un contrat (assurances vie, maladie, accident). Si l’assuré retire son consentement en cours de contrat, l’assureur n’aurait plus de base légale pour continuer à traiter ses données de santé, ce qui remettrait en cause la bonne gestion et l’indemnisation liées au contrat. Cette insécurité juridique est d’autant plus préoccupante que l’assureur doit garantir une continuité de service et répondre à ses obligations contractuelles en toutes circonstances.
• Aux termes du RGPD, pour être valable, l’expression du consentement doit être véritablement libre [6]. Cela implique que la personne concernée dispose d’un véritable choix de l’accorder ou de le refuser, sans pression ou déséquilibre de pouvoir. Or, en pratique, l’assuré qui souhaite souscrire une police d’assurance vie ou maladie, par exemple, peut difficilement se soustraire à la communication de ses données de santé, au risque de se voir refuser le contrat. Cette relation de dépendance, où l’assuré a besoin d’une couverture, parfois obligatoire ou fortement recommandée, et où l’assureur détient un pouvoir décisionnel, remet en question la réelle liberté de son consentement [7].

L’absence d’une disposition nationale posait des problèmes majeurs d’incertitude juridique, de conformité avec le RGPD, de difficultés opérationnelles et de risques de non-conformité pour les compagnies d’assurance.

Apports de la nouvelle loi 

La nouvelle loi vise à combler ce vide juridique, en autorisant les assureurs à traiter des données de santé lorsqu’elles sont indispensables à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat d’assurance. Ce traitement demeure toutefois soumis aux dispositions en matière de secret professionnel énoncées à l’article 300 de la loi du 7 décembre 2015 sur le secteur des assurances (LSA).

La nouvelle loi introduit un nouveau chapitre (2ter) dans la LSA, légitimant explicitement le traitement des données de santé par les compagnies d’assurance, et conférant au secteur :

• Une base juridique explicite et stable pour le traitement des données, spécifiquement pour les mesures précontractuelles et l’exécution des contrats d’assurance.
• Le traitement des données de santé est justifié par des motifs d’intérêt public important, inhérents aux contrats d’assurance et pour lesquels la santé de la personne concernée constitue un élément déterminant [8].

En contrepartie, la loi impose la mise en œuvre de mesures strictes de protection des données, à savoir :

• Désignation d’un Délégué à la Protection des Données (DPO) ;
• Réalisation d’Analyses d’Impact sur la Protection des Données (AIPD) ;
• Anonymisation ou Pseudonymisation des Données de Santé ;
• Chiffrement des données en transit ;
• Restriction de l’accès aux données de santé ;
• Audits réguliers et adoption de codes de conduite sectoriels.

Cette modification majeure pour le secteur des Assurances va impliquer une mise à jour des procédures et politique de protection des données.

Nos équipes du département Assurance et du département Media, Data, Technologies & IP se tiennent à votre disposition pour analyser l’incidence concrète de cette loi et vous accompagner dans sa mise en œuvre pratique.

[1] Article 9 du RGPD.

[2] Article 9, paragraphe 2 du RGPD.

[3] Considérant 35 RGPD ; voir également en ce sens l’arrêt CJUE n° C-21/23 du 4 octobre 2024 et l’arrêt CJUE n° C‑184/20 du 1^er aout 2022.

[4] Article 9, paragraphe 2, point a) du RGPD.

[5] Article 7.3 du RGPD.

[6] Article 4, point 11 du RGPD.

[7] Groupe de travail « Article 29 » – Lignes directrices sur le consentement au sens du règlement 2016/679 p. 6.

[8] Article 181-3 de la loi modifiée du 7 décembre 2015 sur le secteur des assurances.

Do not let a faulty product spoil your New Year’s Eve

Every year in the run-up to Christmas, millions of gifts are carefully wrapped and distributed around the world, and these often include increasingly sophisticated and intelligent tech gifts.

However, these technologies are not risk-free.

Imagine a new product – an autonomous robot called “GreenBot” that can look after your garden, by planting, pruning trees and lawns, and recommending treatments for your soil. GreenBot has been produced and assembled outside the European Union and is equipped with artificial intelligence (“AI”).

Now let’s assume that the AI system integrated into GreenBot has not been subjected to the risk analysis and assessment processes in accordance with the new Artificial Intelligence Regulations [1].

When it was activated the day after Christmas Eve, you noticed a power surge. Suddenly, GreenBot suffers a major malfunction: instead of mowing your lawn, it removes all the hedges in your garden, fortunately causing only material damage. You assume that your gardening assistant has probably suffered a programming error or a failure in its functional algorithm.

What rules will apply?

At present, national liability rules are not adapted to legal action for damage caused by AI products. These rules require the victim to prove a prejudicial act or omission by the liable person, whereas specific AI characteristics – including complexity, autonomy and opacity (the “black box” effect) – can make it very difficult to identify the liable person and to provide the necessary evidence [2].

It is against this backdrop that two new closely related European laws [3] should soon see the light of day:

• the proposal (not yet adopted) for a directive on liability in the field of AI (the “AILD“) [4]; and
• the Product Liability Directive (the “PLD“) [5], which recently came into force on 8 December 2024.

The PLD replaces Directive 85/374/EEC on liability for defective products [6] in order to adapt liability rules to new technologies, new circular economy models and new global supply chains [7].

Defective products

The PLD enshrines a natural person’s right to compensation where they have suffered damage caused by virtually any type of defective “product” [8]. The concept of product now encompasses all types of movable property, including components, even if they are integrated into or interconnected with other property.

Software, applications and AI systems are explicitly covered by the PLD.  Their manufacturers may be held liable for defects present at the time their software or AI system is placed on the market, including defects that arise following an update.

Damage

The PLD provides for a broadening of the damage covered, i.e. bodily, injury and psychological health damage, as well as damage to property [9].

A product is considered defective when it does not offer the safety that an average person would expect, taking into account in particular the presentation of the product (including the installation, use and maintenance instructions) and the foreseeable use of the product [10].

The manufacturer of the defective product will then be liable for damage caused by the product as a result of the defect.

If this manufacturer is established outside the EU (as is the case with our example of GreenBot), the importer of the defective product, or even its agent, or the service provider responsible for fulfilling orders may be held liable for damage caused [11]. Where none of these persons can be identified, the distributor of the defective product may be held liable for damage caused [12].

Easing the burden of proof

A person claiming to have suffered such damage must currently prove (i) that the product is defective, (ii) that damage has been suffered, and (iii) that there is a causal link between the defect and the damage [13]. This burden of proof has not changed under the new PLD.

However, to make things easier for victims, the PLD provides for the following:

• Victims will be able to apply to the competent court in their place of residence or in the place where the damage was suffered for an order for manufacturers to provide the relevant evidence relating to the product concerned; and
• In certain circumstances, the PLD allows the existence of a defect or a causal link to be presumed, unless the manufacturer can prove otherwise, in particular if:
• The product does not comply with mandatory safety standards;
• The damage is caused by a malfunction under normal conditions of use;
• There are certain circumstances to be taken into account that give rise to a presumption of this, such as the fact that the product concerned is described as complex in such a way that the victim encounters disproportionate difficulties in proving the defect or the causal link.

Other rules could still be added, as Member States have until 9 December 2026 to transpose the PLD at national level.

But beware of the limitation period: the right to bring an action for damages lapses 3 years after the date of damage, the defect or the identification of the person liable [14].

Extra-contractual fault

Finally, the AILD has not yet been adopted by the European institutions. It should apply specifically to AI systems [15] and to actions for damages caused by extra-contractual fault – particularly in cases where there is no contractual link between the party who suffered the damage and the party who manufactured the AI system [16]. In such cases, special rules will apply.

Courts will have the power to order the disclosure of evidence relating to high-risk AI systems suspected of causing harm [17], as well as to impose specific measures to ensure the preservation of that evidence [18].

In the event that the party responsible for the AI system fails to comply with the order to disclose or preserve the above-mentioned evidence, the courts could then presume that they have breached a duty of care [19].

The causal link between the fault of the party responsible for the AI system, for example, and the result produced by the AI system would be presumed when three conditions are met: (i) the fault of this party following a breach of a duty of care; (ii) the fault is likely to have influenced the result of the AI system; and (iii) the victim would be able to demonstrate that the result of the AI system caused damage [20].

However, we will have to wait for the European institutions to continue their discussions on AILD before the current legal framework can be adapted to meet new technological challenges.

In anticipation of these future technological and legal advances, the Media, Data, Technologies & IP team at MOLITOR Avocats à la Cour wishes you a very happy festive season!

Ne laissez pas un produit défectueux vous gâcher votre Réveillon

Chaque année, à l’approche de Noël, des millions de cadeaux sont soigneusement emballés et distribués à travers le monde lesquels s’avèrent de de plus en plus sophistiqués et intelligents.

Cependant, ces technologies ne sont pas exemptes de risques.

Imaginons un nouveau produit — un robot autonome dénommé « GreenBot » permettant d’entretenir votre jardin, réalisant les plantations, taillant des arbres et des pelouses, et faisant des recommandations de traitements pour vos sols. GreenBot a été produit et assemblé en dehors de l’Union européenne et est doté d’intelligence artificielle.

Supposons maintenant que le système d’IA dont GreenBot est composé n’a pas été soumis aux processus d’analyse et d’évaluation des risques conformément au nouveau Règlement sur l’intelligence artificielle [1],

Lors de son activation, le lendemain du Réveillon de Noël, vous constatez une surcharge de puissance. Soudainement, GreenBot subit un dysfonctionnement majeur puisqu’au lieu de tondre votre pelouse, celui-ci a enlevé toutes les haies de votre jardin, ne causant heureusement que des dégâts matériels.  Vous supposez que votre assistant jardinier a vraisemblablement dû subir une erreur de programmation ou une défaillance de son algorithme fonctionnel.

Quelles seront les règles applicables ?

Actuellement, les règles nationales en matière de responsabilité ne sont pas adaptées aux actions en réparation des dommages causés par des produits dotés d’intelligence artificielle (l’« IA »). Ces règles requièrent que la victime prouve un acte préjudiciable ou une omission de la part de la personne responsable, alors que les caractéristiques spécifiques de l’IA — dont la complexité, l’autonomie et l’opacité (l’effet de « boîte noire ») — peuvent rendre très difficile l’identification du responsable et l’apport des preuves nécessaires [2].

C’est dans ce contexte que deux nouvelles lois européennes, étroitement liées [3], devraient bientôt voir le jour :

• la proposition (non encore adoptée) de directive sur la responsabilité en matière d’IA (la « DRIA ») [4] et,
• la directive relative à la responsabilité du fait des produits défectueux (la « DRP ») [5], qui est récemment entrée en vigueur le 8 décembre 2024.

Cette nouvelle directive remplace la directive 85/374/CEE relative à la responsabilité du fait des produits défectueux [6] afin d’adapter les règles de la responsabilité aux nouvelles technologies, aux nouveaux modèles de l’économie circulaire et aux nouvelles chaînes d’approvisionnement mondiales [7].

Produit défectueux

La DRP consacre le droit à réparation de toute personne physique ayant subi un dommage causé par quasiment tout type de « produit » défectueux [8]. La notion de produit englobe désormais tous types de biens mobiliers, y compris les composants, même s’ils sont intégrés ou interconnectés à d’autres biens.

Les logiciels, les applications et systèmes d’IA sont explicitement couverts par la DRP.  Leurs fabricants pourront être tenus responsables des défauts présents au moment de la mise sur le marché de leur logiciel ou système d’IA, y compris des défauts qui surviendraient à l’issue d’une mise à jour.

Dommages

La DRP prévoit un élargissement des dommages couverts, à savoir aussi bien les dommages corporels et psychologiques, que les dommages matériels [9].

Un produit est considéré comme défectueux lorsqu’il n’offre pas la sécurité à laquelle une personne moyenne peut s’attendre, compte tenu notamment de la présentation du produit (y compris les instructions d’installation, d’utilisation et d’entretien) et de l’utilisation prévisible du produit [10].

Le fabricant du produit défectueux sera alors responsable du dommage causé.

Si ce fabricant est établi hors de l’UE (comme c’est le cas pour GreenBot), l’importateur du produit défectueux, voire son mandataire, ou encore le prestataire de services d’exécution des commandes, peuvent être tenus responsables du dommage causé [11]. Lorsque l’on ne peut identifier aucune de ces personnes, c’est le distributeur du produit défectueux qui pourra être tenu pour responsable des dommages causés [12].

Assouplissement de la charge de la preuve

Celui qui prétend avoir subi un tel dommage doit actuellement prouver trois éléments : (i) la défectuosité du produit, (ii) le dommage subi, et (iii) le lien de causalité entre la défectuosité et le dommage [13]. Ce principe ne changera pas avec la DRP.

Cependant, afin de faciliter la tâche des victimes, la DRP prévoit le suivant :

• Vous serez en mesure de solliciter au Tribunal compétent du lieu de votre domicile ou du lieu où le dommage a été subi d’ordonner aux fabricants de fournir les preuves pertinentes relatives au produit concerné ;
• Dans certaines circonstances, la DRP permet de présumer l’existence d’un défaut ou d’un lien de causalité, sauf si le fabricant peut prouver le contraire, notamment si :
• Le produit ne respecte pas des normes de sécurité obligatoires ;
• Le dommage est causé par un dysfonctionnement dans des conditions normales d’utilisation ;
• Certaines circonstances à prendre en compte font présumer cela, telles que le fait que le produit concerné soit qualifié de complexe de telle sorte que la victime rencontre des difficultés disproportionnées pour prouver le défaut ou le lien de causalité.

D’autres règles pourraient encore être ajoutées puisque les Etats Membres disposent d’un délai jusqu’au 9 décembre 2026 pour transposer la DRP au niveau national.

Mais attention : la possibilité d’introduire une action en réparation d’un dommage prescrit 3 ans à compter du dommage, de la défectuosité ou de l’identification de la personne responsable [14].

Faute extracontractuelle

Enfin, concernant la DRIA, elle n’a pas encore été adoptée par les institutions européennes. Elle devrait s’appliquer spécifiquement aux systèmes d’IA [15] et aux actions en réparation de dommages causés par une faute extracontractuelle – notamment dans les cas où il n’y a pas de lien contractuel entre la personne ayant subi le dommage et celle ayant fabriqué le système d’IA [16]. Dans ces cas, certaines règles spéciales s’appliqueront.

Les tribunaux auront le pouvoir d’ordonner la divulgation des preuves relatives au système d’IA à haut risque soupçonné d’avoir causé un dommage [17], ainsi que des mesures spécifiques pour assurer la conservation de ces preuves [18].

Dans le cas où la personne responsable pour le système d’IA ne respecterait pas l’ordre de divulguer ou conserver les preuves précitées, les tribunaux pourraient alors présumer son manquement à un devoir de vigilance [19].

Le lien de causalité entre la faute de  la personne responsable pour le système d’IA par exemple et le résultat produit par le système d’IA serait présumé lorsque trois conditions seraient réunies : (i) la faute de cette personne à la suite d’un manquement d’un devoir de vigilance ; (ii) la faute ait vraisemblablement influencé le résultat du système d’IA, et (iii) la victime serait en mesure de démontrer que le résultat du système d’IA est à l’origine de son dommage [20].

Il faudra néanmoins attendre la poursuite des discussions à l’égard de la DRIA, par les institutions européennes, pour que le cadre juridique actuel puisse être adapté aux nouveaux défis technologiques.

En attendant ces futures avancées technologiques et juridiques, l’équipe Media, Data, Technologies & IP de l’Etude MOLITOR Avocats à la Cour vous souhaite de très belles fêtes de fin d’année !

[1] End of recital (12) of Regulation (EU) 2024/1689 of 13 June 2024 laying down harmonised rules on artificial intelligence.

[2] Proposal for a Directive on adapting non-contractual civil liability rules to artificial intelligence, Explanatory Memorandum, COM(2022) 496 final, p.1.

[3] op.cit, end p.3.

[4] Proposal for a Directive on adapting non-contractual civil liability rules to artificial intelligence, COM(2022) 496 final.

[5] Directive (EU) 2024/2853 of 23 October 2024 on liability for defective products and repealing Council Directive 85/374/EEC.

[6] Art. 21 of the PLD.

[7] Recitals (3) to (5) of the PLD.

[8] Art. 5 of the PLD.

[9] Art. 6.1 of the PLD.

[10] Arts. 7.1 and 7.2 of the PLD.

[11] Art. 8.1 of the PLD.

[12] Art. 8.3 of the PLD.

[13] Art. 10.1 of the PLD.

[14] Art. 16.1 of the PLD.

[15] Art. 1.1 of the AILD.

[16] Art. 1.2 of the AILD.

[17] Art. 3.1 of the AILD.

[18] Art. 3.3 of the AILD.

[19] Art. 3.5 of the AILD.

[20] Art. 4.1 of the AILD.

DORA’S ENTRY INTO FORCE IS FAST APPROACHING : HAVE YOU UPDATED YOUR IT CONTRACTS?

Regulation (EU) 2022/2554 of the European Parliament and of the Council of 14 December 2022 on digital operational resilience for the financial sector (DORA) will come into effect on 17 January 2025, imposing new obligations on financial and insurance entities regarding digital operational resilience.

Article 30 of DORA is particularly crucial, as it details the contractual requirements between these entities and their third-party ICT (Information and Communication Technologies) service providers.

Article 30 applies to all financial entities, including insurance companies, that outsource ICT services to third-party providers. It aims to ensure that contracts with these providers are clear, comprehensive, and compliant with the new standards of digital operational resilience.

Mapping and Reviewing Existing Contracts
Companies must undertake a comprehensive mapping of their current contracts with third-party ICT service providers.

The objectives are to:

• Identify old contracts affected by the new obligations.
• Review and amend contracts to ensure compliance with Article 30.
• Integrate DORA’s requirements into all future contracts.

Contractual Provisions from Article 30

1^st layer: General Obligations Compliance

To be compliant, each contract must include at least the following elements:

1- Description of ICT Services:

• Does the contract contain a clear and complete description of all ICT services and functions to be provided by the supplier?
• Does it indicate whether subcontracting of these services is permitted and, if so, the applicable conditions?

2- Location of Services and Data:

• Does the contract specify the locations (regions or countries) where the ICT services will be provided and where the data will be processed?
• Is the supplier obliged to inform the financial entity in advance if it plans to change these locations?

3- Data Protection:

• Does the contract include provisions on the availability, authenticity, integrity, and confidentiality of data, including personal data?

4- Access and Recovery of Data:

• Does the contract provide for access, recovery, and return of data in the event of insolvency, resolution, discontinuation of the business operations, or termination of the contract?
• Do these provisions ensure that data will be provided in an easily accessible format?

5- Descriptions of Service Levels:

• Does the contract include descriptions of service levels, including updates and revisions?

6- Assistance in the Event of ICT Incidents:

• Is the supplier obliged to provide assistance to the financial entity, at no additional cost or at a pre-determined cost, in the event of an ICT-related incident?

7- Cooperation with Competent Authorities:

• Does the contract require the supplier to fully cooperate with the financial entity’s competent authorities and resolution authorities, including persons appointed by them?

8- Termination Rights:

• Does the contract specify the termination rights and related minimum notice periods, in line with the expectations of competent authorities and resolution authorities?

9- Participation in Security Programmes:

• Is the supplier required to participate in ICT security awareness programs and digital operational resilience training developed by the financial entity?

2^nd layer: Critical or Important Functions

Additional requirements apply if the ICT services support a critical or important function, which is defined as a function whose disruption could seriously impair a financial entity’s financial performance, or the soundness or continuity of its services and activities, or where an interruption, defect, or failure in its execution could seriously undermine the financial entity’s ability to continuously comply with the conditions and obligations of its authorisation, or its other obligations under applicable financial services law.

Again, each contract must include at least the following elements:

1- Comprehensive Descriptions of Service Levels:

• Does the contract provide comprehensive and detailed descriptions of service levels, with precise quantitative and qualitative performance targets?
• Do these descriptions enable effective monitoring by the financial entity and the ability to take appropriate corrective measures without undue delay?

2- Notification of Impacting Developments:

• Is the supplier obliged to notify the financial entity of any developments that could significantly affect its ability to provide the ICT services?

3- Emergency Plans and ICT Security:

• Is the supplier required to implement and test business contingency plans?
• Has it established measures, tools, and ICT security policies that provide an appropriate level of security?

4- Participation in Penetration Testing:

• Is the supplier obliged to participate and fully cooperate in threat-led penetration testing carried out by the financial entity?

5- Audit and Inspection Rights:

• Does the contract grant the financial entity unlimited rights of access, inspection, and auditing, and the right to agree on alternative assurance levels if other clients’ rights are affected?
• Is the supplier required to fully cooperate during on-site inspections and audits?
• Does the contract provide details on the scope, and procedures to be followed, and the frequency of these inspections and audits?

6- Exit Strategies:

• Does the contract include exit strategies, notably:

– An obligatory adequate transition period during which the supplier continues to provide the services to reduce disruption risk?

– A plan to migrate to another supplier or to utilise suitable in-house solutions?

3^rd layer: Register Requirements

Regardless of the criticality of functions, all financial entities must maintain and update a detailed register of information in relation to all contractual arrangements on the use of ICT services provided by third-party ICT service providers.

Be prepared and ensure your contractual arrangements are compliant with DORA by 17 January 2025!

MOLITOR Avocats à la Cour is ready to assist you in this complex process to ensure a smooth transition towards DORA regulatory compliance.

LAW OF 24 JULY 2024 ON TRANSPARENT AND PREDICTABLE WORKING CONDITIONS

LAW OF 24 JULY 2024 ON TRANSPARENT AND PREDICTABLE WORKING CONDITIONS

Directive n°2019/1152 voted by the European Parliament on 20 June 2019 (the “Directive”) is part of the European Parliament’s desire to require employers to fully inform all workers of their working conditions at the time of recruitment, or very shortly thereafter. The Directive was transposed into Luxembourg law by a law of 24 July 2024, which came into force on 4 August this year (the “Law”).

Although the Law is not revolutionary in terms of the amount of compulsory information to be provided (the Labour Code (the “Code”) already contains numerous provisions in this respect), it does introduce a number of new features, particularly with a view to protecting the rights of employees on fixed-term and/or part-time contracts, as well as new subtleties and, above all, fines for employers who fail to comply with their information obligations. We therefore consider it appropriate to advise you of the main provisions of the Law to enable you to assess the need to amend your current contractual documentation.

1. Affected workers

The Law covers all workers employed by Luxembourg employers. Thus, while it excludes the self-employed, its provisions apply to employees, apprentices, students and pupils (and even civil servants).

2. Terms and conditions

Notwithstanding the provisions of this Law, the principle of a contract (of employment, apprenticeship, student/pupil) drawn up in writing prior to or at the time of the employee’s commencement date will remain intact in Luxembourg law. However, the Law adds new procedures for unilateral information to be provided, whether at the start of the employment relationship or during it (for example, in the event of the employee’s departure abroad or in the event of a unilateral amendment to the employment contract).

While these extended information obligations mainly take the form of additional mandatory information that must be included in the contract between the employer and the employee, the Law provides that an employer acting in good faith may communicate certain information essential to the employment relationship to the employee in writing after the employee has commenced work. The Law provides the employer with two-time limits (i.e., seven days or one month from the employee’s request, depending on the nature of the request) to fulfil its obligations as regards the contractual documentation to be exchanged with the employee. The deadline will depend on the nature of the missing information (for example, seven days to confirm the place of work, and one month to confirm the amount of paid leave). The mere coexistence of the previous provisions of employment law and those of the Law introducing new procedures and subtleties is bound to generate litigation in the years to come, particularly because of the responsibility the Law places on employers.

3. New information to be included and changes to be respected

The Law requires employers to include new information in their employees’ contracts (including the full amount of additional pay and benefits, how overtime is to be compensated, and the procedure for terminating the contractual relationship) and in the documentation to be sent to employees who leave to work abroad for more than four consecutive weeks.

4. New Regimes

With regard specifically to employees, two important contributions of the Law should be mentioned:

• Probationary period clauses

The law now regulates the duration of the probationary period in a fixed-term contract. New article L. 122-11 (1) paragraph 3 of the Code stipulates that the probationary period cannot be less than two weeks or exceed a quarter of the fixed term set out in the contract (or the minimum duration where applicable).

• Exclusivity clauses

New article L. 121-4 (8) of the Code prohibits, in principle, exclusivity clauses preventing an employee or apprentice from having multiple jobs. However, the same article provides for exceptions where such multiple employment can be prohibited by the employer on objective grounds, whether this justification is provided ab initio or is the subject of a dispute. These grounds include, for example, the health and safety of the employee at work, the imperative need for confidentiality, or conflicts of interest.

5. New rights

The Law introduces two new rights for employees:

• The right to switch to a more secure and predictable form of employment: here the Law complements existing arrangements by covering scenarios where (i) part-time employees ask to work full-time, and (ii) employees on fixed-term contracts ask to be converted to permanent contracts. Once the agreed probationary period has expired and provided, they have been working for the same employer for at least six months, these employees will be able to make such a request to their employer once a year. The employer will have a period of one month from the date of this request to either amend the contract, or to send the employee the detailed reasons justifying refusal.
• The right to free compulsory training courses that employers must provide for their employees.

6. Penalties

The employer’s breaches of the Law may be subject to both civil and criminal penalties. The Luxembourg legislator has provided for criminal fines of up to 10,000 euros if the employer is a legal entity, it being understood that these fines may be cumulative.

The Law also provides for sanctions against employers who, faced with requests for regularisation from workers, retaliate against them.

Conclusions

While new employment contracts must comply with the provisions of the Law, contracts signed before 4 August 2024 will not necessarily have to be updated, as the Law does not impose any obligation to sign an amendment unless the workers concerned request one. The Law will also require certain collective agreements to be brought into line.

Our team is at your disposal to answer any questions you may have about this Law, as well as to review and ensure compliance of your contractual documentation.

LOI DU 24 JUILLET 2024 SUR LES CONDITIONS DE TRAVAIL TRANSPARENTES ET PREVISIBLES

La Directive n°2019/1152 votée par le Parlement Européen le 20 juin 2019 (la « Directive ») s’inscrit dans la volonté du Parlement Européen d’imposer aux employeurs une parfaite information de chaque travailleur sur leurs conditions de travail au moment de leur embauche ou très rapidement à la suite de celle-ci. Cette Directive a été transposée en droit luxembourgeois par une loi du 24 juillet 2024 qui est entrée en vigueur le 4 août dernier (la « Loi »).

Si cette Loi n’est pas une révolution en ce qui concerne les mentions obligatoires, dont elle étend le nombre, (le Code du travail (« CT ») comportant déjà de nombreuses dispositions à cet égard) elle introduit néanmoins des nouveautés, notamment en vue de protéger les droits des salariés sous contrats à durée déterminée et/ou à temps partiel, de nouvelles subtilités et surtout des peines d’amendes en cas de manquements des employeurs à ces obligations d’information. Aussi, il nous semble opportun de vous informer sur les principaux points de la Loi afin de vous permettre d’évaluer la nécessité de modifier votre documentation contractuelle actuelle.

1. Travailleurs ciblés

La Loi vise tous les travailleurs au service des employeurs luxembourgeois. Ainsi, si elle exclue les indépendants, ses dispositions s’appliquent aux salariés, apprentis, étudiants et élèves (et même aux fonctionnaires).

2. Modalités à respecter

Nonobstant les dispositions de cette Loi, le principe d’un contrat (de travail, d’apprentissage, étudiant/élève) établi par écrit préalablement ou au moment de l’entrée en service du travailleur demeurera intact en droit luxembourgeois. Cependant, la Loi ajoute de nouvelles modalités d’information unilatérale que ce soit au début de la relation de travail ou au cours de celle-ci (i.e., en cas de départ à l’étranger du salarié ou en cas de modification unilatérale du contrat de travail).

Si ces obligations d’information étendues prennent principalement la forme de mentions obligatoires additionnelles devant figurer dans le contrat liant l’employeur et le travailleur, la Loi prévoit que l’employeur de bonne foi pourra communiquer par écrit au travailleur, postérieurement à l’entrée en service de celui-ci, certaines informations essentielles à la relation de travail. En effet, la Loi accorde deux délais à l’employeur (i.e., sept jours ou un mois à compter de la demande du travailleur) pour « compléter » la documentation contractuelle échangée avec le travailleur. Le délai à respecter dépendra de la nature des informations manquantes (e.g., sept jours pour le lieu de travail, one mois pour les congés). La simple coexistence des dispositions précédentes du droit du travail avec celles de la Loi et les nouvelles modalités et subtilités introduites ne manqueront pas de générer un contentieux dans les années à venir, notamment en raison de la responsabilité qu’il fait peser sur les employeurs.

3. Nouvelles mentions à insérer et changements à respecter

La Loi impose aux employeurs l’insertion de nouvelles mentions dans les contrats de leurs travailleurs (e.g., intégralité des compléments de salaire et des avantages, exécution et modalités de compensation d’heures supplémentaires, procédure pour résilier la relation contractuelle) et dans la documentation à transmettre au travailleur qui partirait travailler à l’étranger pour une durée supérieure à quatre semaines consécutives.

4. Nouveaux régimes

Concernant spécifiquement la situation des salariés, deux apports importants de la Loi doivent être mentionnés :

• Clauses d’essai

La Loi règlemente désormais la durée de la période d’essai contenue dans un contrat à durée déterminée. En effet, le nouvel article L. 122-11 (1) alinéa 3 du CT prévoit que celle-ci ne pourra être inférieure à deux semaines ni supérieure à un quart de la durée fixée au contrat (ou de la durée minimale le cas échéant).

• Clauses d’exclusivité

Le nouvel article L. 121-4 (8) du CT prévoit une prohibition de principe des clauses d’exclusivité interdisant au salarié ou à l’apprenti, un cumul d’emploi. Cependant, le même article prévoit des exceptions lorsque ce cumul doit être refusé pour des motifs objectifs que cette justification se fasse ab initio ou soit débattue lors d’un litige. Ces motifs pourront relevés, par exemple, de la santé/sécurité au travail du travailleurs ou d’impérieux besoins de confidentialité ou de conflits d’intérêts.

5. Nouveaux droits

La Loi introduit deux nouveaux droits pour les salariés :

• Droit de passer vers une forme d’emploi plus sûre et plus prévisible : ici la Loi vient compléter les dispositifs existants en visant les hypothèses (i) du salarié à temps partiel qui demanderait à travailler à temps plein et (ii) du salarié sous contrat à durée déterminée qui demanderait la conversion en un contrat à durée indéterminée. En effet, à l’expiration de la période d’essai éventuellement convenue, et à condition de travailler depuis au moins six mois auprès d’un même employeur, ces salariés pourront en faire la demande auprès de l’employeur à raison d’une fois par an maximum. L’employeur disposera à compter de cette demande d’un délai d’un mois pour soit procéder à la modification du contrat, soit adresser au salarié les motifs détaillés justifiant son refus.
• Droit à la gratuité concernant les formations obligatoires que les employeurs doivent faire suivre à leurs salariés

6. Sanctions

Les manquements de l’employeur pourront être sanctionnés sur un plan civil mais également sur un plan pénal. En effet, le législateur luxembourgeois a prévu des amendes pénales dont les montants pourront aller jusqu’à 10.000 euros lorsque l’employeur est une personne morale, étant entendu que ces amendes pourront se cumuler.

La Loi prévoit également des sanctions à l’encontre des employeurs qui, face à des demandes de régularisation de travailleurs qui exercerait des représailles à l’encontre de ces derniers.

Conclusions

Si les nouveaux contrats devront se conformer aux dispositions de la Loi, les contrats signés avant le 4 août 2024 ne devront pas nécessairement être mis à jour, la Loi ne prévoyant aucune obligation de signer un avenant sauf si les travailleurs concernés le demandent. Par ailleurs, la Loi impliquera également une mise en conformité de certaines conventions collectives.

Nos équipes se tiennent à votre disposition pour toute question concernant cette Loi ainsi que pour la revue et pour une mise en conformité de votre documentation contractuelle.

GESETZ VOM 24. JULI 2024 ÜBER TRANSPARENTE UND VORHERSEHBARE ARBEITSBEDINGUNGEN

Die vom Europäischen Parlament am 20. Juni 2019 verabschiedete Richtlinie Nr. 2019/1152 (die “Richtlinie”) entspricht dem Bestreben des Europäischen Parlaments, Arbeitgeber dazu zu verpflichten, jeden Arbeitnehmer zum Zeitpunkt seiner Einstellung oder sehr bald danach umfassend über seine Arbeitsbedingungen zu informieren. Die Richtlinie wurde durch das Gesetz vom 24. Juli 2024 in luxemburgisches Recht umgesetzt, das am 4. August 2024 in Kraft trat (das “Gesetz”).

Obwohl dieses Gesetz keine revolutionären Neuerungen bezüglich der obligatorischen Angaben darstellt, deren Anzahl erweitert wird (das Arbeitsgesetzbuch enthält bereits zahlreiche Bestimmungen in dieser Hinsicht), so führt es doch einige Neuerungen ein, insbesondere zum Schutz der Rechte von Arbeitnehmern mit befristeten und/oder Teilzeitverträgen, neue Feinheiten und vor allem Geldstrafen bei Verstößen der Arbeitgeber gegen diese Informationspflichten. Daher halten wir es für angebracht, Sie über die wesentlichen Punkte des Gesetzes zu informieren, damit Sie beurteilen können, ob eine Anpassung Ihrer aktuellen Vertragsunterlagen erforderlich ist.

1. Betroffene Arbeitnehmer

Das Gesetz gilt für alle Arbeitnehmer, die bei luxemburgischen Arbeitgebern beschäftigt sind. Es schließt zwar Selbstständige aus, seine Bestimmungen gelten jedoch für Arbeitnehmer, Auszubildende, Studenten und Schüler (und sogar für Beamte).

2. Einzuhaltende Modalitäten

Ungeachtet der Bestimmungen dieses Gesetzes bleibt das Prinzip eines schriftlichen Vertrags (Arbeits-, Lehr-, Studenten-/Schülervertrag) vor oder bei Arbeitsantritt des Arbeitnehmers im luxemburgischen Recht unberührt. Das Gesetz fügt jedoch neue Modalitäten für die einseitige Information zu Beginn oder während des Arbeitsverhältnisses hinzu (z. B. bei einem Auslandsaufenthalt des Arbeitnehmers oder bei einer einseitigen Änderung des Arbeitsvertrags).

Während diese erweiterten Informationspflichten hauptsächlich die Form zusätzlicher obligatorischer Angaben haben, die in den Vertrag zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer enthalten sein müssen, sieht das Gesetz vor, dass ein gutgläubiger Arbeitgeber dem Arbeitnehmer nach der  Arbeitsaufnahme bestimmte Informationen, die für das Arbeitsverhältnis wesentlich sind, schriftlich mitteilen kann. Das Gesetz gewährt dem Arbeitgeber zwei Fristen (d. h. sieben Tage oder einen Monat ab dem Antrag des Arbeitnehmers), um die mit dem Arbeitnehmer ausgetauschten Vertragsunterlagen zu “vervollständigen”. Die einzuhaltende Frist hängt von der Art der fehlenden Informationen ab (z. B. sieben Tage für den Arbeitsort, ein Monat für den Urlaub). Die bloße Koexistenz der früheren Bestimmungen des Arbeitsrechts mit denen des Gesetzes sowie die neu eingeführten Modalitäten und Feinheiten werden in den kommenden Jahren sicherlich zu Rechtsstreitigkeiten führen, insbesondere aufgrund der Verantwortung, die den Arbeitgebern dadurch auferlegt wird.

3. Neue Angaben einfügen und Änderungen einhalten

Das Gesetz verpflichtet Arbeitgeber, neue Angaben in die Verträge ihrer Arbeitnehmer aufzunehmen (z. B. Vollständigkeit von Lohnzuschlägen und Vergünstigungen, Durchführung und Modalitäten des Ausgleichs von Überstunden, Verfahren zur Beendigung des Vertragsverhältnisses) sowie in die Unterlagen, die Arbeitnehmern, die für mehr als vier aufeinanderfolgende Wochen im Ausland arbeiten, ausgehändigt werden müssen.

4. Neue Regelungen

In Bezug auf die Situation der Arbeitnehmer sind zwei wesentliche Neuerungen des Gesetzes zu erwähnen:

• Probezeitklauseln

Das Gesetz regelt nun die Dauer der Probezeit in einem befristeten Arbeitsvertrag. Der neue Artikel L. 122-11 (1) Abs. 3 des Arbeitsgesetzbuches sieht vor, dass die Probezeit nicht kürzer als zwei Wochen und nicht mehr als ein Viertel der im Vertrag festgelegten Dauer (oder der Mindestdauer, falls zutreffend) betragen darf.

• Ausschließlichkeitsklauseln

Der neue Artikel L. 121-4 (8) des Arbeitsgesetzbuches sieht ein grundsätzliches Verbot von Ausschließlichkeitsklauseln vor, die dem Arbeitnehmer oder Auszubildenden eine Mehrfachbeschäftigung untersagen. Der gleiche Artikel sieht jedoch Ausnahmen vor, wenn Mehrfachtätigkeit aus objektiven Gründen abgelehnt werden muss, unabhängig davon, ob diese Rechtfertigung ab initio erfolgt oder in einem Rechtsstreit erörtert wird. Diese Gründe können sich beispielsweise auf die Gesundheit und Sicherheit des Arbeitnehmers am Arbeitsplatz beziehen oder auf zwingende Vertraulichkeitserfordernisse oder Interessenkonflikte.

5. Neue Rechte

Das Gesetz führt zwei neue Rechte für Arbeitnehmer ein:

• Recht auf Wechsel zu einer sichereren und vorhersehbareren Beschäftigungsform: Hier ergänzt das Gesetz die bestehenden Regelungen, indem es auf die Fälle abzielt, in denen (i) Teilzeitbeschäftigte eine Vollzeitbeschäftigung beantragen und (ii) Beschäftigte mit einem befristeten Arbeitsvertrag die Umwandlung in einen unbefristeten Arbeitsvertrag beantragen. Nach Ablauf der vereinbarten Probezeit und unter der Voraussetzung, dass sie seit mindestens sechs Monaten bei demselben Arbeitgeber beschäftigt sind, können diese Arbeitnehmer höchstens einmal pro Jahr beim Arbeitgeber einen entsprechenden Antrag stellen. Der Arbeitgeber hat ab diesem Zeitpunkt einen Monat Zeit, um entweder die Vertragsänderung vorzunehmen oder dem Arbeitnehmer eine ausführliche Begründung für seine Ablehnung zu übermitteln.
• Recht auf kostenlose Teilnahme an Pflichtschulungen, die Arbeitgeber für ihre Arbeitnehmer durchführen müssen

6. Sanktionen

Verstöße des Arbeitgebers können nicht nur zivilrechtlich, sondern auch strafrechtlich geahndet werden. Der luxemburgische Gesetzgeber hat strafrechtliche Bußgelder vorgesehen, die bis zu 10.000 Euro betragen können, wenn der Arbeitgeber eine juristische Person ist, wobei diese Bußgelder kumuliert werden können.

Das Gesetz sieht auch Sanktionen gegen Arbeitgeber vor, die angesichts von Anträgen auf Legalisierung von Arbeitnehmern Vergeltungsmaßnahmen gegen diese ergreifen.

Schlussfolgerungen

Während neue Verträge den Bestimmungen des Gesetzes entsprechen müssen, müssen Verträge, die vor dem 4. August 2024 unterzeichnet wurden, nicht unbedingt aktualisiert werden, da das Gesetz keine Verpflichtung zur Unterzeichnung einer Zusatzvereinbarung vorsieht, es sei denn, die betroffenen Arbeitnehmer verlangen dies. Darüber hinaus wird das Gesetz auch eine Anpassung bestimmter Tarifverträge mit sich bringen.

Unsere Teams stehen Ihnen für alle Fragen zu diesem Gesetz sowie für die Überprüfung und Anpassung Ihrer Vertragsunterlagen zur Verfügung.