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Luxembourg : les absences pour cause de maladie peuvent-elles justifier un licenciement ?

Dans un jugement du 12 juin 2026, le Tribunal du travail de Luxembourg rappelle dans quelles conditions des absences pour maladie peuvent justifier un licenciement avec préavis.

Les conditions d’un licenciement pour absences pour cause de maladie

Les absences du salarié pour cause de maladie peuvent constituer un motif de licenciement lorsque trois conditions cumulatives sont réunies :

1. un absentéisme habituel pour raison de santé (périodes d’absence anormalement longues ou fréquentes pour cause de maladie), et

2. cet absentéisme provoque une gêne indiscutable au fonctionnement de l’entreprise (une désorganisation/perturbation de celle-ci), et

3. l’employeur ne peut plus compter sur la collaboration suffisamment régulière du salarié pour les nécessités du fonctionnement de l’entreprise.

Maladie professionnelle et accident du travail

Il existe toutefois une limite importante : lorsque les absences trouvent leur origine dans une maladie professionnelle ou un accident du travail, elles ne peuvent pas justifier le licenciement. Elles relèvent alors des risques que l’employeur doit supporter dans le cadre de son activité.

La désorganisation de l’entreprise doit-elle être prouvée dans tous les cas ?

Non, le Tribunal rappelle que la perturbation du fonctionnement de l’entreprise peut être présumée lorsque la fréquence des absences est telle que l’employeur ne peut plus compter sur une collaboration régulière et efficace du salarié.

Celui-ci conserve néanmoins la possibilité de renverser cette présomption en démontrant que ses absences n’ont pas désorganisé le service.

Enfin, la nature et l’envergure de l’entreprise, de même que l’affirmation selon laquelle un salarié serait facilement remplaçable, ne suffisent pas à exclure l’existence d’une perturbation. Celle-ci doit être appréciée concrètement, au regard des circonstances propres à chaque situation.

 Tribunal du travail de Luxembourg, jugement du 12 juin 2026.

Luxembourg: can sickness absences justify dismissal?

In a judgment dated 12 June 2026, the Luxembourg Labour Court reiterated the circumstances in which sickness absences can justify dismissal with notice.

Conditions for dismissal based on sickness absences

Absences due to illness may constitute valid grounds for dismissal where the following three cumulative conditions are met:

1. the employee has a pattern of health-related absenteeism, characterised by unusually long or frequent periods of absence due to illness;

2. those absences cause a clear disruption to the organisation and operation of the business; and

3. the employer can no longer rely on the employee’s sufficiently regular attendance to meet the operational needs of the business.

Occupational illness and workplace accidents

There is a significant limitation: where the employee’s absences are due to an occupational illness or a workplace accident, the employer cannot justify dismissal.

Such absences are regarded as forming part of the risks inherent in the employer’s business and must therefore be borne by the employer.

Must disruption to the business be proved in any case?

The Labour Court reiterated that disruption to the business may be presumed where the frequency of the employee’s sickness absences is such that the employer can no longer rely on their regular and effective attendance.

The employee may nevertheless rebut this presumption by demonstrating that their absences did not disrupt the organisation or operation of the relevant department.

Finally, the nature or size of the business, as well as the assertion that an employee can be easily replaced, are not sufficient alone to rule out disruption. Whether disruption occurred must be assessed in light of the specific circumstances of each case.

Luxembourg Labour Court, judgment dated 12 June 2026.

Besprechungen aufzeichnen: Die richtigen DSGVO-Maßnahmen

Das Aufzeichnen von Besprechungen ist inzwischen mit wenigen Klicks möglich. Nach dem Start der Aufnahme übernimmt ein mittlerweile durch künstliche Intelligenz unterstütztes Transkriptionstool die Erstellung eines nahezu sofort verfügbaren Protokolls.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Die Beteiligten erhalten unkompliziert eine zuverlässige schriftliche Wiedergabe der Gespräche, Missverständnisse lassen sich vermeiden und getroffene Entscheidungen können leichter nachverfolgt werden. Was aus organisatorischer Sicht praktisch erscheint, wirft jedoch auch wichtige rechtliche Fragen auf.

In Luxemburg ist eine berufliche Besprechung kein öffentlicher Raum. Unabhängig davon, ob sie unter Kolleginnen und Kollegen, mit einem Kunden, einem Dienstleister oder den Mitgliedern eines Vereins stattfindet, handelt es sich grundsätzlich um einen privaten Austausch. Sobald die Besprechung aufgezeichnet wird, werden die Stimmen, die getätigten Äußerungen und gegebenenfalls auch die zum Ausdruck gebrachten Meinungen zu personenbezogenen Daten. Damit fällt die Verarbeitung in den Anwendungsbereich der DSGVO [1].

Die CNPD [2] hat dies in ihrem Themendossier über Tonaufzeichnungen von Besprechungen [3] ausdrücklich klargestellt: Eine solche Praxis ist nicht grundsätzlich verboten. Sie muss jedoch gerechtfertigt, klar geregelt und verhältnismäßig sein.

Vorherige Information der Teilnehmenden

Der erste Schritt sollte nicht technischer, sondern menschlicher Natur sein. Die Teilnehmenden müssen darüber informiert werden, dass die Besprechung aufgezeichnet wird, zu welchem Zweck dies geschieht, wie die Aufnahme verwendet wird und wie lange sie gespeichert bleibt.

Ein kurzer Hinweis zu Beginn der Besprechung reicht nicht immer aus, insbesondere wenn Aufzeichnungen regelmäßig erfolgen. Im beruflichen Kontext ist der Arbeitgeber zu besonderer Vorsicht verpflichtet. Die Beschäftigten müssen die Tragweite der Maßnahme und ihre konkreten Auswirkungen nachvollziehen können.

Die Aufzeichnung darf weder zu einem Klima permanenter Überwachung führen noch zweckentfremdet werden. Eine Audiodatei, die zur Erstellung eines Protokolls gespeichert wurde, sollte beispielsweise nicht zu einem späteren Zeitpunkt zur Bewertung der Leistung einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters verwendet werden.

Die Rechtsgrundlage für die Aufzeichnung

Die CNPD nennt zwei mögliche Rechtsgrundlagen [4].

Die erste Rechtsgrundlage ist die Einwilligung. Theoretisch erscheint die Lösung einfach: Alle Beteiligten erklären sich mit der Aufzeichnung einverstanden. In der Praxis gestaltet sich dies jedoch deutlich schwieriger. Im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses kann sich eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter kaum völlig frei fühlen, eine Einwilligung zu verweigern, insbesondere wenn die Aufzeichnung vom Arbeitgeber oder von einer vorgesetzten Person vorgeschlagen wird.

Als zweite mögliche Rechtsgrundlage kommt das berechtigte Interesse in Betracht. Dieses kann einschlägig sein, wenn die Aufzeichnung einem tatsächlichen Bedarf dient, etwa der Erstellung einer zuverlässigen Transkription einer komplexen oder besonders wichtigen Besprechung. Es muss jedoch nachgewiesen werden, dass die Aufzeichnung erforderlich ist und keine weniger intrusive Alternative zur Verfügung steht. Denkbar wären beispielsweise handschriftliche oder digitale Notizen, ein von den Teilnehmenden bestätigtes Protokoll oder eine Transkription, bei der die Audiodatei nicht dauerhaft gespeichert wird.

Die richtigen Maßnahmen

Bevor Sie eine Besprechung aufzeichnen, sollten Sie sich einige einfache Fragen stellen:

Warum muss diese Besprechung aufgezeichnet werden? Wer erhält Zugriff auf die Datei? Wie lange wird sie gespeichert? Wurden die Teilnehmenden ordnungsgemäß informiert? Ist die Aufzeichnung tatsächlich erforderlich oder lediglich bequem?

Wird die Aufzeichnung von Besprechungen zu einer regelmäßigen Praxis, sollte sie durch eine interne Richtlinie oder eine Charta geregelt werden. Bei Besprechungen mit externen Teilnehmenden sollte bereits in der schriftlichen Einladung auf die geplante Aufzeichnung hingewiesen werden. Ergänzend kann ein Link zu einem Datenschutzhinweis bereitgestellt werden. Auf diese Weise lassen sich klare Regeln festlegen und improvisierte Vorgehensweisen vermeiden, die häufig mit den größten Risiken verbunden sind.

Die Aufzeichnung von Besprechungen sollte daher nicht zu einem Automatismus werden. Die CNPD weist darauf hin, dass jede Situation anhand ihres jeweiligen konkreten Kontexts beurteilt werden muss [5].

Bei Fragen zur Rechtmäßigkeit der Aufzeichnung Ihrer Besprechungen oder zur Erstellung geeigneter interner Dokumente, wie etwa einer Richtlinie, einer Charta oder eines Datenschutzhinweises, steht Ihnen unser Team Media, Data & Technology gerne zur Verfügung, um Sie zu begleiten und individuell zu beraten.

[1] Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung).

[2] Nationale Kommission für den Datenschutz (Commission Nationale pour la Protection des Données).

[3] CNPD, Themendossier „Enregistrement sonore des réunions“ vom 1. April 2026.

[4] Ebenda.

[5] Ebenda.

Recording meetings: best practices under the GDPR

Recording meetings has become commonplace. With a single click, an AI-powered transcription tool can produce a written record almost instantly.

The benefits are clear: easy access to an accurate written transcript of the discussion, fewer misunderstandings, and easier follow-up on decisions. But what seems practical from an organisational point of view also raises significant legal questions.

In Luxembourg, a business meeting is not a public forum. Whether held among colleagues or with a client, a service provider or members of an association, it is generally a private exchange. Once the meeting is recorded, participants’ voices, statements and, in some cases, opinions are captured as personal data. The GDPR [1] therefore applies.

As the CNPD [2] explained in its recent guidance on the audio recording of meetings [3], the practice of recording meetings is not prohibited but must be justified, appropriately governed, and proportionate.

Informing participants in advance

The first consideration should be a human aspect, rather than a technical one. Participants must be informed that the meeting will be recorded, why it is being recorded, how the recording will be used, and how long it will be retained.

A brief announcement at the start of the meeting may not always be sufficient, particularly where meetings are regularly recorded. In an employment context, employers must be particularly careful. Employees must be given sufficient information to understand the nature and scope of the arrangement, and its practical implications.

Recording should not create a climate of constant surveillance or be used for purposes other than those for which it was originally made. For example, an audio recording retained to prepare minutes should not subsequently be used to assess an employee’s performance.

The legal bases for recording

The CNPD identifies two possible legal bases [4].

The first is consent. In theory, this appears straightforward: everyone agrees to the recording. In practice, however, it is far more complicated. In an employment relationship, an employee may not feel genuinely free to refuse, particularly where the recording is proposed by their employer or line manager.

The second possible basis is legitimate interests. This may be appropriate where the recording meets a genuine need, such as producing a reliable transcript of a complex or important meeting. However, it must still be demonstrable that the recording is necessary and that no less intrusive alternative is available, such as taking notes, preparing minutes to be approved by the participants or producing a transcript without retaining the audio recording.

Best practice considerations

Before recording a meeting, you should ask yourself a few simple questions.

Why does this meeting need to be recorded? Who will have access to the recording? How long will it be retained? Have the participants been properly informed? Is the recording genuinely necessary, or is it merely convenient?

Where recording meetings becomes a regular internal practice, it is advisable to set out the applicable arrangements in an internal policy or set of guidelines. For meetings involving external participants, advance notice of the intended recording may be provided in the meeting invitation, for example by including a link to a privacy notice. These measures help to establish a clear framework and avoid ad hoc practices, which often pose the greatest risks.

Recording a meeting should therefore never become the default. The CNPD emphasises that each situation must be assessed in light of its particular context [5].

If you have any questions about the lawfulness of recording your meetings or need assistance preparing appropriate internal documents, such as a policy, set of guidelines or privacy notice, our Media, Data & Technologies team is available to assist you and provide advice tailored to your needs.

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[1] Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation).

[2] Commission Nationale pour la Protection des Données (National Commission for Data Protection).

[3] CNPD, Guidance on ‘Enregistrement sonore des réunions’ dated 1 April 2026.

[4] Ibid.

[5] Ibid.

Enregistrer une réunion : les bons réflexes RGPD à adopter

L’enregistrement des réunions est devenu un réflexe facile. Un clic, puis un outil de transcription désormais dopé à l’intelligence artificielle se charge de produire un compte rendu presque instantané.

L’intérêt est évident : disposer facilement d’une retranscription écrite fidèle des échanges, éviter les malentendus et faciliter le suivi des décisions. Mais ce qui paraît pratique sur le plan organisationnel soulève aussi de vraies questions juridiques.

Au Luxembourg, une réunion professionnelle n’est pas un espace public. Qu’elle se tienne entre collègues, avec un client, un prestataire ou les membres d’une association, elle reste en principe un échange privé. Dès lors qu’elle est enregistrée, les voix, les propos tenus et parfois les opinions exprimées deviennent des données à caractère personnel. Le champ d’application du RGPD [1] entre donc en jeu.

La CNPD [2] l’a rappelé dans son dossier thématique consacré à l’enregistrement sonore des réunions [3], cette pratique n’est pas interdite mais elle doit être justifiée, encadrée et proportionnée.

L’information préalable des participants

Le premier réflexe ne devrait pas être technique, mais humain. Les participants à la réunion doivent savoir qu’ils sont enregistrés, pourquoi ils le sont, ce qui sera fait de l’enregistrement et pendant combien de temps il sera conservé.

Une simple phrase lancée au début de la réunion ne suffira pas toujours, surtout si les enregistrements deviennent réguliers. Dans un contexte professionnel, l’employeur doit être particulièrement vigilant. Les salariés doivent pouvoir comprendre la portée du dispositif et ses conséquences concrètes.

L’enregistrement ne doit pas créer un climat de surveillance permanente, ni être détourné de son objectif initial. Un fichier audio conservé pour établir un compte rendu ne devrait pas, par exemple, être réutilisé plus tard pour apprécier la performance d’un salarié.

La base légale de l’enregistrement

La CNPD évoque deux bases juridiques possibles [4].

La première est le consentement. Théoriquement, la solution paraît simple : chacun accepte d’être enregistré. En pratique, elle l’est beaucoup moins. Dans une relation de travail, un salarié peut difficilement se sentir totalement libre de refuser, surtout si l’enregistrement est proposé par son employeur ou son supérieur hiérarchique.

La seconde base possible est l’intérêt légitime. Elle peut être pertinente lorsque l’enregistrement répond à un besoin réel, comme obtenir une transcription fiable d’une réunion complexe ou importante. Mais encore faut-il démontrer que cet enregistrement est nécessaire et qu’il n’existe pas de solution moins intrusive, comme une prise de notes, un procès-verbal validé par les participants ou une transcription sans conservation durable de l’audio.

Les bons réflexes

Avant d’enregistrer, vous devez vous poser quelques questions simples.

Pourquoi cette réunion doit-elle être enregistrée ? Qui aura accès au fichier ? Combien de temps sera-t-il conservé ? Les participants ont-ils été informés correctement ? L’enregistrement est-il vraiment nécessaire ou seulement confortable ?

Lorsque la pratique devient récurrente, il est préférable de l’encadrer dans une politique interne ou une charte. Pour les réunions auxquelles participent des personnes externes, l’enregistrement devrait être annoncé dès l’invitation écrite, éventuellement au moyen d’un lien vers une notice d’information. Cela permet de fixer des règles claires et d’éviter les usages improvisés, qui sont souvent les plus risqués.

L’enregistrement des réunions ne doit donc pas devenir un automatisme. La CNPD rappelle que chaque situation doit être analysée au regard de son contexte propre [5].

Si vous avez des questions concernant la légalité de l’enregistrement de vos réunions ou la mise en place de documents internes adaptés, tels qu’une politique, une charte ou une notice d’information, notre équipe Media, Data & Technology se tient à votre disposition pour vous accompagner et vous fournir des conseils adaptés.

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[1] Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données).

[2] Commission Nationale pour la Protection des Données.

[3] CNPD, Dossier thématique « Enregistrement sonore des réunions » du 1^er avril 2026.

[4] Ibid.

[5] Ibid.