Workplace moral harassment: key steps for employers

Preventing and managing workplace moral harassment in Luxembourg

The fight against workplace moral harassment is becoming an increasingly important issue for Luxembourg employers, who are facing a rise in reports of harassment-related incidents. In such situations, employers must be able to strike the right balance between responsiveness and caution.

As an employer, it is essential to adopt a proactive approach: beyond being a legal obligation, this is also a way to protect both the company and its teams. It is therefore crucial to remain vigilant and to adopt the right reflexes when faced with this type of conduct. This is all the more important as Luxembourg legislation imposes on employers both obligations to prevent acts of harassment and obligations to combat such conduct.

• Understanding what constitutes moral harassment

Under the Luxembourg Labour Code, moral harassment in the context of employment relationships is based on conduct or behaviour which, through its repeated or systematic nature, undermines a person’s dignity or psychological or physical integrity.

Depending on the circumstances, it may be committed by a line manager, a colleague or even a subordinate, and may take the form of humiliating remarks, organised isolation, an unjustified excessive workload, an unjustified withdrawal of responsibilities, or persistent hostile behaviour.

• Preventing moral harassment and implementing an effective prevention policy

Employers are legally required to put in place a legal and practical framework designed to effectively protect their employees against moral harassment and, in doing so, limit the legal risks arising from such conduct. Beyond this mandatory requirement, and given the harmful and insidious nature of moral harassment, employers have every interest in doing so. This is all the more important as an employer may be held liable if it has failed to take the necessary measures to prevent and put an end to a harassment situation.

Accordingly, employers should ensure that they establish a clear internal policy dedicated to combating moral harassment, raise awareness among employees through regular training, and set up at least one reporting channel accessible to all employees in order to demonstrate a genuine zero-tolerance policy towards such conduct.

• Responding to a report of moral harassment

Any report of moral harassment brought to the employer’s attention requires an appropriate, swift and tangible response. Under no circumstances should the employer take the easy route, particularly by pretending to ignore or minimise the reported situation.

The employer is therefore legally required to take several measures, all of which are complementary and inseparable:

• • Acknowledge receipt of the report very promptly and inform the alleged victim of the employer’s commitment to fully investigate the reported facts;
  • Implement interim measures aimed, in particular, at protecting the alleged victim from the reported conduct. Such measures may include a temporary reorganisation of the alleged victim’s work or the distancing of the alleged harasser;
  • Promptly launch a thorough internal investigation. This investigation, which may be entrusted to an employee or to a person external to the employer, must be conducted swiftly, impartially, confidentially and comprehensively, since all persons mentioned in the report should be duly heard. In this context, the persons concerned must be able to express themselves freely and assert their rights, in particular the person accused, who must be able to defend themselves. Respect for privacy, dignity and the presumption of innocence is essential in this respect;
  • Ensure that all investigations and their findings are carefully recorded and documented, and that a report is drawn up at the end of the investigation;
  • Decide, on the basis of the report, whether acts of harassment have been established and, accordingly, take concrete measures in respect of the persons involved, such as appropriate sanctions against the perpetrator or perpetrators of the harassment;
  • Restore a calm working environment and reassess the measures put in place to combat moral harassment.

For employers, the fight against moral harassment must go beyond a mere legal obligation. Ensuring a calm social climate within the working environment is both a social and an economic issue, helping employers to retain employees and attract new talent.

Our firm regularly assists employers with the implementation of internal policies and the management of sensitive reports. Contact us to assess your current policy and strengthen your practices.

Key takeaways

• Failure to act following a report may trigger the employer’s liability.
• Responsiveness and the implementation of relevant and effective measures are essential.
• An internal policy that is established and regularly reassessed is crucial.

Prévenir et gérer le harcèlement moral au travail au Luxembourg

Employeur : ayez les bons réflexes pour lutter contre le harcèlement moral

La lutte contre le harcèlement moral au travail devient de plus en plus un véritable enjeu pour les employeurs luxembourgeois confrontés à une recrudescence de signalements de faits de harcèlement. Face à ces situations, les employeurs doivent être en mesure de concilier réactivité et prudence.

En tant qu’employeur, il est essentiel d’adopter une démarche proactive : au-delà d’une obligation légale, il s’agit d’un levier de protection pour l’entreprise et les équipes. Il est donc capital d’être vigilant et d’adopter les bons réflexes vis-à-vis de ce type de faits. Cela est d’autant plus important que la législation luxembourgeoise impose à la fois aux employeurs des obligations de prévention des actes de harcèlement mais également des obligations de lutte contre de tels faits.

• Comprendre ce qu’est le harcèlement moral

Selon le Code du travail luxembourgeois, le harcèlement moral à l’occasion des relations de travail, repose une conduite, sur un comportement, qui, par sa répétition, ou sa systématisation, porte atteinte à la dignité ou à l’intégrité psychique ou physique d’une personne.

En fonctions des circonstances, il pourra émaner d’un supérieur hiérarchique, d’un collègue ou même d’un subordonné et pourra se matérialiser par des remarques humiliantes, un isolement organisé, une surcharge de travail injustifiée, un retrait de responsabilités injustifiée, ou encore de comportements hostiles persistants.

• Prévenir les faits de harcèlement moral et mise en place d’une politique de prévention efficace

L’employeur est légalement tenu de mettre en place un cadre juridique et matériel permettant de protéger efficacement ses salariés contre le harcèlement moral et, ainsi, limiter les risques juridiques inhérents à ces faits. Au-delà de ce caractère obligatoire et considérant les caractères néfastes et insidieux du harcèlement moral, il a tout intérêt à le faire. Cela est d’autant plus important puisque tout employeur peut voir sa responsabilité engagée s’il n’a pas pris les mesures nécessaires pour prévenir et faire cesser une situation de harcèlement.

Par conséquent, l’employeur devra veiller à établir une politique interne claire dédiée à la lutte contre le harcèlement moral, à sensibiliser ses salariés au travers de formations régulières, et à mettre en place au moins un canal de signalement accessible à tout salarié afin de matérialiser une véritable politique de tolérance zéro contre de tels faits.

• Réagir à un signalement de harcèlement moral

Tout signalement de harcèlement moral porté à la connaissance de l’employeur impose une réaction adéquate, rapide et tangible de sa part. En aucun cas, l’employeur ne doit céder à la facilité, notamment en feignant d’ignorer ou de minimiser une situation signalée.

Ainsi, l’employeur a l’obligation légale de prendre plusieurs mesures, toutes complémentaires et indissociables les unes des autres :

• • Accuser très rapidement réception du signalement et informer la présumée victime de l’engagement de l’employeur à faire toute la lumière sur les faits signalés ;
  • Imposer des mesures provisoires permettant notamment de protéger la présumée victime des faits signalés. Ces mesures peuvent reposer sur une réorganisation temporaire du travail de la victime ou de l’éloignement de l’harceleur présumé ;
  • Lancer rapidement une enquête interne rigoureuse. Cette enquête, qui peut être confiée à un collaborateur ou une personne extérieure à l’employeur, doit être caractérisée par sa célérité, son impartialité, sa confidentialité et sa globalité, puisque que l’ensemble des personnes évoquées dans le signalement doivent être régulièrement entendues. Dans ce cadre, les personnes concernées doivent pouvoir s’exprimer librement et faire valoir leurs droits, notamment la personne mise en cause qui doit pouvoir assurer sa défense. Ici, le respect de la vie privée, de la dignité et de la présomption d’innocence sont essentiels ;
  • Veiller à ce que l’ensemble des investigations, et leurs résultats, soient scrupuleusement consignés et documentés et un rapport établi à l’issue de l’enquête ;
  • Décider sur base du rapport si des faits de harcèlement ont pu être identifiés et, en fonction, prendre des mesures concrètes à l’égard des personnes impliquées, tels que des sanctions appropriées à l’égard du ou des auteurs des faits de harcèlement ;
  • Restaurer un climat de travail serein et réévaluer les moyens mis en place pour lutter contre le harcèlement moral.

Pour les employeurs, la lutte contre le harcèlement moral doit aller au-delà d’une simple obligation légale. En effet, veiller à maintenir un climat social serein au sein de l’environnement de travail est à la fois un enjeu social mais également un enjeu économique permettant de garder ses salariés et d’attirer de nouveaux talents. Notre Etude accompagne régulièrement les employeurs dans la mise en place de politiques internes et la gestion de signalements sensibles. Contactez-nous pour évaluer votre politique actuelle et renforcer vos pratiques.

À retenir :

• L’inaction face à un signalement peut engager la responsabilité de l’employeur.
• La réactivité et la mise en place des mesures pertinentes et efficaces sont essentielles.
• Une politique interne établie et réévaluée de façon régulière est primordiale.

Libération différée du capital social des SARL au Luxembourg

NEWSFLASH – Libération différée du capital social : simplification de la constitution des SARL

Le Luxembourg poursuit la modernisation de son droit des sociétés avec l’introduction d’un mécanisme de libération différée du capital social minimum des sociétés à responsabilité limitée, les SARL, et des sociétés à responsabilité limitée simplifiées, les SARL-S. Cette réforme est issue du projet de loi n° 8669, adopté en première lecture par la Chambre des députés le 28 avril 2026.

Jusqu’à présent, les fondateurs d’une SARL devaient souscrire et libérer intégralement le capital social minimum de EUR 12.000 avant la passation de l’acte notarié de constitution. Cette exigence, héritée d’un régime instauré en 1933, se heurtait en pratique aux difficultés et aux délais importants liés à l’ouverture d’un compte bancaire, notamment en raison des vérifications réglementaires imposées aux établissements de crédit. Cette difficulté ne concernait que les constitutions avec apports en numéraire, lesquelles nécessitaient l’ouverture d’un compte bancaire au nom de la société à constituer. La constitution d’une SARL pouvait ainsi être retardée de plusieurs semaines, voire de plusieurs mois, au détriment de la rapidité requise dans le cadre d’opérations d’investissement ou de créations d’entreprise.

La réforme repose sur la distinction entre la souscription du capital, qui demeure intégrale et obligatoire au moment de la constitution, et sa libération effective en numéraire. Les fondateurs disposent désormais d’un délai maximal de douze mois à compter de la constitution pour libérer les parts correspondant au capital minimum légal de EUR 12.000, selon les modalités prévues par les statuts ou par l’acte de constitution, lesquels peuvent prévoir un délai plus court. Cette flexibilité permet donc à une SARL d’être valablement constituée sans qu’aucun fonds n’ait encore été effectivement versé. Les statuts doivent toutefois préciser les circonstances, dates ou conditions dans lesquelles la gérance peut appeler les versements, afin d’assurer une flexibilité adaptée aux besoins de trésorerie réels de la société.

Le mécanisme de libération différée ne s’applique toutefois qu’aux apports en numéraire et exclusivement dans la limite du capital social minimum légal de EUR 12.000. Toute fraction du capital social excédant ce seuil doit être intégralement libérée au moment de la constitution, tout comme les apports en nature. De même, toute prime d’émission doit être entièrement libérée dès la constitution. Enfin, les parts émises dans le cadre d’augmentations de capital ultérieures demeurent soumises au régime actuel de libération immédiate.

Le législateur a encadré cette nouvelle flexibilité par des garanties inspirées du régime applicable aux sociétés anonymes, les SA Les fondateurs sont solidairement responsables de la libération effective des parts souscrites, y compris après l’expiration du délai de douze mois. En cas de cession de parts non entièrement libérées, le cédant est libéré des obligations nées postérieurement à la cession dûment publiée, mais conserve un recours solidaire contre le cessionnaire et les cessionnaires subséquents. En outre, les droits de vote attachés aux parts dont la libération est devenue exigible et a été dûment appelée par la gérance, mais demeure impayée, sont suspendus jusqu’à régularisation. La liste des associés n’ayant pas entièrement libéré leurs parts, ainsi que les montants restants dus, devra être publiée à la suite du bilan, garantissant ainsi une transparence à l’égard des tiers.

D’un point de vue pratique, cette réforme devrait accélérer de manière significative la constitution de SARL luxembourgeoises, qu’il s’agisse de structures d’investissement, de sociétés holding ou de sociétés commerciales devant être mises en place dans des délais serrés, ou encore de sociétés dont les fondateurs souhaitent différer la mobilisation effective de leurs apports pour le capital minimum. La flexibilité ainsi offerte permet désormais de constituer valablement une SARL sans libération effective préalable des fonds, ou avec une libération seulement partielle. Elle rapproche le Luxembourg de plusieurs juridictions européennes, telles que la France, l’Allemagne, la Belgique et les Pays-Bas, qui prévoient déjà des mécanismes comparables, voire plus souples.

Une attention particulière devra néanmoins être portée à la rédaction des statuts, qui constituent la pierre angulaire du mécanisme en définissant le calendrier et les modalités de libération du capital. Il sera également essentiel de s’assurer que les associés soient dûment informés des conséquences d’un défaut de libération, notamment la suspension des droits de vote et l’engagement potentiel de la responsabilité solidaire des fondateurs.

Le 5 mai 2026, le Conseil d’État a accordé la dispense du second vote constitutionnel à la demande de la Chambre des députés, permettant ainsi l’adoption définitive de la loi du 18 mai 2026 modifiant la loi modifiée du 10 août 1915 concernant les sociétés commerciales en vue de l’instauration de la libération différée du capital social minimum des sociétés à responsabilité limitée. Après sa promulgation et sa publication au Journal officiel du Grand-Duché de Luxembourg, la loi entrera en vigueur le 2 juin 2026. Elle s’appliquera à toutes les SARL constituées à compter de cette date, offrant ainsi un bénéfice immédiat aux fondateurs souhaitant simplifier et accélérer le processus de constitution.

MOLITOR Avocats à la Cour accompagne ses clients dans la constitution de SARL avec libération différée du capital social, notamment dans la rédaction et l’adaptation des statuts afin d’y intégrer des mécanismes appropriés d’appel de fonds, ainsi que dans l’analyse des implications pratiques de ce nouveau régime pour les constitutions à venir et les structures d’investissement.

Deferred payment of SARL share capital

NEWSFLASH – Deferred payment of share capital: streamlining SARL incorporation

Luxembourg continues to modernise its company law with the introduction of a deferred payment mechanism for the minimum share capital of private limited liability companies (sociétés à responsabilité limitée, SARL) and simplified private limited liability companies (sociétés à responsabilité limitée simplifiées, SARL-S), as set out in Bill 8669, adopted at first reading by the Chamber of Deputies on 28 April 2026.

Until now, the founders of a SARL were required to subscribe and pay up the entire minimum share capital of EUR 12,000 prior to the execution of the notarial deed of incorporation. This requirement, dating back to legislation enacted in 1933, was at odds with the considerable difficulties and delays in opening a bank account, driven by the regulatory checks imposed on credit institutions. As a result, the incorporation of a SARL could be delayed by several weeks or even months, to the detriment of the speed required for investment transactions and business creation.

The reform is based on the principle of separating the subscription, which remains in full and is mandatory at the time of incorporation, from the actual payment of the share capital in cash. Founders now have a maximum period of twelve months from incorporation to pay up the shares corresponding to the minimum capital of EUR 12,000, in accordance with the terms set out in the articles of association or the deed of incorporation, which may provide for a shorter period. This flexibility means that a SARL may now be validly incorporated without any funds having been actually paid up. The articles of association must, however, specify the circumstances, dates or conditions under which the management (gérance) may call for payment, thereby providing flexibility aligned with the company’s actual cash flow requirements.

The deferred payment mechanism applies, however, only to contributions in cash and exclusively up to the amount of the statutory minimum capital of EUR 12,000. Any share capital exceeding that threshold must be paid up in full at the time of incorporation, as must contributions in kind. Similarly, the share premium must be paid in full at the time of incorporation. Finally, shares issued in connection with subsequent capital increases remain subject to the current regime of immediate payment.

The legislator has taken care to frame this new flexibility with safeguards inspired by the regime applicable to public limited companies (sociétés anonymes, SA). Founders are jointly and severally liable for the effective payment of the subscribed shares, including after the expiry of the twelve-month period. In the event of a transfer of shares that have not been fully paid up, the transferor is released from liabilities arising after the duly published transfer but retains joint and several recourse against the transferee and any subsequent transferees. Furthermore, voting rights attached to shares for which payments have become due and have been duly called by the management but remain unpaid are suspended until regularisation. The list of shareholders who have not fully paid up their shares, together with the amounts due, shall be published following the balance sheet, ensuring transparency vis-à-vis third parties.

From a practical standpoint, this reform is expected to significantly expedite the incorporation of Luxembourg SARLs, whether for investment or holding structures or for commercial companies that need to be established within tight timeframes or whose founders wish to defer the effective mobilisation of their contributions. This flexibility means that a SARL may now be validly incorporated without any funds having been actually paid up, or with funds having been only partially paid up. It brings Luxembourg closer to several European jurisdictions such as France, Germany, Belgium and the Netherlands, which already offer comparable or even greater flexibility.

Nonetheless, particular attention will be required to the drafting of the articles of association, which constitute the cornerstone of the mechanism by defining the schedule and terms of payment. It will also be essential to ensure that shareholders are duly informed of the consequences of a failure to pay up, including the suspension of voting rights and the potential triggering of the founders’ joint and several liability.

On 5 May 2026, the Council of State granted a waiver of the second constitutional vote at the request of the Chamber of Deputies, thereby enabling the definitive adoption of the law of 18 May 2026 amending the amended law of 10 August 1915 on commercial companies with a view to introducing the deferred payment of the minimum share capital of private limited liability companies (sociétés à responsabilité limitée). Following its promulgation and publication in the Journal Officiel du Grand-Duché de Luxembourg, the law will enter into force tomorrow, on 2 June 2026. It will apply to all SARLs incorporated thereafter, offering immediate benefits to founders seeking to streamline the incorporation process.

MOLITOR Avocats à la Cour is available to assist clients in setting up a SARL with deferred payment of share capital, including the drafting and adaptation of articles of association to incorporate appropriate payment call mechanisms, as well as advising on the practical implications of the new regime for upcoming incorporations and investment structures.

Can directorship be combined with an employment contract?

Newsflash – Labour Court (Luxembourg), 17 February 2026

It is possible to combine, within the same company, (i) a corporate mandate as manager or (delegated) director and (ii) an employment contract, provided that the latter is genuine and not merely a sham designed to circumvent the public policy rule of ad nutum revocability of corporate mandates or to benefit from a more favourable tax regime.

In addition to the absence of fraud, the Court identified three key conditions for the employment contract to be considered genuine. Under the employment contract, the manager or director must:

• (i) perform technical duties that are clearly distinct and separable from their corporate mandate;
• (ii) carry out these duties within a relationship of subordination, meaning under the authority and ongoing supervision of the company or its board of managers/directors, which must be able to exercise the powers characteristic of subordination (the broader the managerial powers granted under the corporate mandate, the less scope there is for subordination); and
• (iii) receive remuneration that is separate from that attached to the corporate mandate.

In the event of a dispute, the burden of proof lies with the party invoking the existence of the employment contract. However, where such a contract exists, the party challenging it must demonstrate that it is fictitious.

To assess whether these conditions are met, the Court examines both the employment contract (if any) and the specific factual circumstances of the case. In this instance, the Court found that:

• neither the employment contract nor its amendments, nor any supporting documents, made it possible to determine the actual duties performed under the alleged salaried role;
• the corporate mandates and signing powers showed that the director held extensive management powers, excluding any legal relationship of subordination. The director was responsible for the day-to-day management of the company, “a role difficult to distinguish from any alleged salaried function”, and could bind the company either by sole signature or jointly with another director—“a power scarcely compatible with employee status”;
• in the absence of (i) distinct technical functions and (ii) subordination, the payment of a monthly salary, registration with the social security system as an employee, the issuance of payslips and a certificate of employment at the end of the contract were not sufficient.

Key takeaways:

• It is possible to be both an employee and a manager or director of a company, provided the employment contract is genuine, which mainly requires duties distinct from the corporate mandate and carried out under a relationship of subordination;
• Simply entering into an employment contract and registering with the social security system as an employee is not sufficient: the actual circumstances must demonstrate compliance with these conditions.

Peut-on cumuler mandat social et contrat de travail ?

Newsflash – Jugement du Tribunal du travail (Luxembourg), 17 février 2026

Il est possible de cumuler, auprès d’une même société, (i) mandat social de gérant ou administrateur(-délégué) et (ii) contrat de travail, à la seule condition que celui-ci soit réel et non pas simulé dans le but d’échapper à la règle d’ordre public de révocabilité ad nutum du mandat social ou de bénéficier d’un régime fiscal plus favorable.

En plus de l’absence de fraude à la loi, le Tribunal a dès lors relevé les trois conditions suivantes pour que le contrat de travail soit réel, le gérant ou l’administrateur devant, dans le cadre du contrat de travail :

• (i) exercer des fonctions techniques nettement dissociables et distinctes de son mandat social, et
• (ii) exercer ces fonctions en lien de subordination, à savoir, sous l’autorité et la surveillance permanente de la société, respectivement du conseil de gérance ou d’administration qui est en mesure d’exercer les pouvoirs caractérisant le lien de subordination (plus les pouvoirs de direction alloués dans le cadre du mandat social sont généraux, moins ils laissent à l’intéressé la possibilité d’être en subordination dans le cadre du contrat de travail) et
• (iii) percevoir une rémunération distincte de celle du mandat social.

En cas de litige, il appartient à celui qui invoque l’existence du contrat de travail d’en rapporter la preuve. Toutefois, en présence d’un contrat de travail, il appartient à celui qui en conteste l’existence d’en établir le caractère fictif.

Pour déterminer si les conditions susmentionnées sont remplies, le Tribunal analyse ce contrat de travail, s’il existe, et les circonstances concrètes de l’espèce. En l’occurrence, le Tribunal a relevé que :

• le contrat de travail, ses avenants ni aucun document ne permettent de déterminer les activités concrètes exercées dans le cadre des fonctions salariales
• les mandats sociaux et pouvoirs de signature montrent que l’administrateur disposait de pouvoirs de direction étendus, excluant tout lien de subordination juridique. L’administrateur s’occupait de la gestion journalière de la société, « gestion difficilement dissociable de son éventuelle fonction de salarié », et pouvait engager la société sinon par sa signature unique, sinon du moins par sa signature conjointe avec l’autre administrateur-délégué ou un administrateur de la société, « pouvoir peu compatible avec le statut de salarié ».
• en l’absence de (i) fonctions techniques distinctes et (ii) subordination, le paiement d’un salaire mensuel, l’affiliation à la sécurité sociale en tant que salarié, la remise de fiches de salaire et d’un certificat de travail en fin de contrat de travail ne sont pas suffisant.

🔍 À retenir

• il est possible d’être salarié et gérant ou administrateur d’une société, à condition que le contrat de travail soit réel, ce qui exige principalement des fonctions salariales distinctes du mandat social et exercées en lien de subordination avec la société ;
• la conclusion d’un contrat de travail et l’affiliation à la sécurité sociale en tant que salarié ne suffisent pas : les circonstances concrètes doivent démontrer le respect des conditions précitées.